Профессиональный секретарь

1. Секретарь в структуре организации
Роль и место секретаря в структуре управления. Должностная инструкция и обязанности секретаря. Техническое оснащение и организация рабочего места. Отношения с руководителем, соблюдение субординации. Планирование рабочего дня. Организация рабочего времени руководителя.

2. Протокол приема делегаций
Международные стандарты ведения переговоров. Организация и структура деловых переговоров. Правила встречи гостей. Отработка навыков представления. Темы неформальных бесед. Рассадка за столом переговоров. Распределение ролей. Протокол приема делегаций иностранных партнеров. Учет культурных и религиозных особенностей, традиций и обычаев. Этикетные формулы приветствия и представления. Национальные особенности при выборе и дарении подарков. Практикум по овладению эффективной поведенческой техникой.

3. Нормативно-правовая база делопроизводства
Нормативно-законодательная база, регулирующая деятельность секретаря. Нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и деловых писем. Организация работы с документами.

4. Требования к составлению и оформлению документов
Унификация и стандартизация управленческих документов. Формуляр документов. Реквизиты документа: их значение и оформление. Отметки о согласовании документов. Требования к бланкам документов. Особенности работы с отдельными группами документов. Правила оформления и составления основных документов. Рекомендации по составлению текстов документов.

5. Организация документооборота

• Порядок обработки документов. Организация приема, первичной обработки, доставки и отправки документов. Правила и виды регистрации документов. Формы регистрации входящих, исходящих, внутренних документов. Порядок движения документов в организации. Учет объема документооборота. Контроль исполнения документов и поручений. Сроки исполнения. Структура баз данных по документной системе организации. Правила организации документооборота с учетом ведения электронного документооборота. Эффективность документооборота.

6. Электронный документооборот

• Современные технологии организации документооборота. Электронный документооборот как эффективный инструмент управления. Организация документооборота в условиях автоматизации. Причина актуальности вопроса автоматизации документооборота для организаций. Технологии обработки документов в системе электронного документооборота.

7. Бездокументационное обеспечение деятельности руководителя

• Требования к внешнему виду секретаря. Нормы и правила деловой этики. Организация приема посетителей. Протокольные правила приема делегаций. Этикет на корпоративных мероприятиях. Организация совещания. Инструменты психологического влияния в деловой коммуникации.

8. Мастерство телефонного общения

• Особенности телефонного общения. Ключевые аспекты общения по телефону. Тактика ведения телефонных переговоров. Критерии эффективности коммуникации при телефонном общении. Стандартные ситуации в телефонном общении. Развитие профессиональных навыков телефонного общения. Разработка сценариев, моделирование реальных ситуаций взаимодействия.

9. Деловая переписка

• Виды деловой переписки: деловое письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение. Разновидности деловых писем: письма-просьбы, запросы, ответы, сопроводительные письма, гарантийные письма, письма-приглашения, поздравления, благодарности, предложения, напоминания, требования, информационные извещения и др.
• Оформление деловых писем: бланк письма, реквизиты, оформление дат, регистрационного номера. Способы обращения к адресату. Текст делового письма. Композиционная структура. Способы изложения текста. Правила составления деловых писем и служебных записок. Особенности составления отдельных разновидностей писем: писем негативного содержания (отказы, претензии), просьбы, предложения, напоминания, требования. Правила внешнего оформления делового письма.
• Международные правила оформления деловых писем. Этикет и стилистика деловой переписки. Практикум по составлению деловых писем. Разбор вариантов писем. Тренинг по редактированию деловых писем.