Профессиональный помощник руководителя: задачи, навыки, компетенции

1-й день

Тема 1. Документационное обслуживание руководителя

• Современные стандарты в области управления документами.
• Требования к оформлению документов на основе ГОСТов и ведомственных рекомендаций.
• Структурно-графическая и текстовая подготовка управленческой документации.
• Правила оформления организационно-распорядительных документов.
• Придание документами юридической силы.
• Порядок работы с конфиденциальными документами.

Тема 2. Особенности управленческого документооборота

• Создание проектов документов.
• Требования к процедуре согласования (визирования) документа.
• Подписание документов. Утверждение документов. Делегирование права подписания (утверждения) документов (приказ о распределении полномочий, доверенность).
• Контроль исполнения документов; сроки исполнения документов (типовые, индивидуальные).
• Систематизация документов и организация их хранения. Определение сроков хранения документов. Порядок передачи документов на архивное хранение.
• Методика создания номенклатуры дел в организации.

Тема 3.Оптимизация бизнес-процессов через оптимизацию документопотоков

• KPI (Key Performance Indicators) в делопроизводстве как показатель качества и оптимизации управления документопотоками.

2-й день

Тема 1. Помощник руководителя в структуре организации

• Должностной статус и функциональные обязанности помощника руководителя, его роль в управленческом процессе.
• Необходимые в работе деловые и личные качества.
• Квалификационная характеристика помощника руководителя и его должностные обязанности.
• Деловое взаимодействие с руководителем.
• Трудные ситуации в общении с коллегами и возможности их решения.

Тема 2. Организация работы руководителя и офиса

• Планирование рабочего дня руководителя: расстановка приоритетов, расчет времени, ведение планировщика.
• Организация сервисного обслуживания руководителя.
• Планирование и контроль работы с документами.
• Организация работы с посетителями и обращениями. Обеспечение конфиденциальности при работе с посетителями.

Тема 3. Деловая переписка

• Стиль и структура делового письма. Ключевые принципы составления деловых писем.
• Виды деловых писем.
• Шаблоны и стандарты оформления.
• Особенности языка деловой корпоративной переписки.
• Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции.
• Внутрикорпоративная переписка.
• Особенности деловой переписки с зарубежными партнерами.
• Стандарты и клише международной корреспонденции.

Тема 4. Нормы делового общения

• Деловой этикет и имидж компании: значение для профессиональной деятельности.
• Приветствие, представление, прощание.
• Этикет деловой переписки.
• Этикет руководителя и подчиненного.
• Этикет и конфиденциальность.
• Визитная карточка: виды, оформление, использование в деловой сфере.
• Телефонные переговоры: подготовка к разговору, техника ведения.
• Требования к внешнему виду в деловой сфере.
• Роль подарка в деловом общении. Поздравление деловых партнеров.

Тема 5. Особенности организации, проведения и этикета некоторых мероприятий

• Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию.
• Подготовка публичных выступлений руководителя.
• Совещания. Переговоры. Торжественные церемонии. Круглый стол.
• Приемы с рассадкой за столом. Приемы стоя. Бизнес-ланч. Пресс-ланч.
• Презентация.
• Конференция.
• Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний, переговоров, других мероприятий.

Тема 6. Организация поездок. Дорожный этикет

• Информационно-документационное обеспечение деловой поездки.
• Подготовка поездки: визы, билеты, гостиница, контакты с принимающей стороной.
• Обязанности секретаря, сопровождающего в поездке руководителя.
• Багаж, транспорт, одежда для путешествий.
• Особенности делового общения в некоторых странах.