Расчёты с подотчётными лицами в 2025 году: актуальные требования законодательства и практические рекомендации

1. Организация работы с подотчётными лицами: основные принципы, новые требования и подходы банков к контролю над наличными и банковскими картами.

• Нормативные акты, регулирующие порядок работы с подотчётными лицами.
• Организация документооборота с учётом ФСБУ 27/2021 и сложные вопросы, связанные с этим процессом.

2. Служебные командировки: документальное оформление, налогообложение выплат и компенсации.

• Особенности оформления командировочных расходов: отмена командировки, возврат билетов и брони гостиницы, перевод командированного работника на больничный режим, какие непредвиденные расходы можно учесть в целях налогообложения.
• Порядок выплаты суточных
• Компенсация расходов по командировке (наём жилого помещения, транспорт, гостиничные услуги, помимо проживания и пр.). Новые требования Минтранса России по оформлению электронных авиабилетов и Минфина России по подтверждению перелёта. Особенности учёта расчётов по загранкомандировкам
• Организация командировок через туристическую фирму
• Налогообложение компенсационных выплат по командировкам: налог на прибыль и НДФЛ
• Налоговые последствия учёта расходов по командировкам (НДС, налог на прибыль, НДФЛ)
• Проблемы налоговых вычетов по НДС в части командировочных расходов
• Нестандартные ситуации в связи с оформлением командировок и учётом расходов по ним, табелирование работников, совмещение командировки с отпуском, суточные при однодневной командировке.

3. Учёт расчётов с подотчётными лицами по оплате хозяйственных и представительских расходов, операции с подотчётными наличными денежными суммами, учёт использования подотчётных сумм на приобретение товаров и материалов.

• Операции с подотчётными наличными денежными суммами, выданными на хозяйственные расходы: организация, отражение в учёте
• Учёт использования подотчётных сумм на приобретение ТМЦ, включая ГСМ, канцтовары и пр. с учётом ФСБУ 5/2019 «Запасы»
• Требования к документам, подтверждающим расходование подотчётным лицом денежных средств для хозяйственных нужд.
• Налоговые риски в работе с подотчётниками: когда выданные под отчёт суммы становятся доходом работника; невозвратные подотчётные суммы – признаки схемы обналичивания средств.
• Учёт использования подотчётных сумм на представительские расходы
• Расчёты наличными денежными средствами между юридическими лицами через подотчётных лиц: договоры и иные документы, лимит расчётов, соблюдение кассовой дисциплины и контроль налоговой за её исполнением

4. Ответы на вопросы