Современный архив. Изменения нормативной базы, новые технологии, автоматизация

Нормативно-правовая база в сфере архивного дела

• Новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (вступили в силу 21.09.2015).
• Законодательная и нормативно-методическая база архивной отрасли, особенности ее применения в организациях различных форм собственности
• Внутренняя нормативная база архива. Общие проблемы архивного хранения и их способы их решения. Совершенствование работы оперативных бумажных архивов

Понятие номенклатуры дел и ее виды

• Понятие номенклатуры дел, ее нормативное закрепление
• Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве
• Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел
• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
• Разработка номенклатуры дел организации
• Правила оформления номенклатуры дел, заполнение граф номенклатуры дел
• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией
• Использование номенклатуры дел исходя из структуры организации
• Организация работы по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.
• Разработка номенклатуры дел структурного подразделения
• Правила оформления номенклатуры дел
• Заполнение граф номенклатуры дел
• Правила согласования, подписания, утверждения номенклатуры дел
• Порядок внесения изменений в номенклатуру дел
• Правила применения Перечней со сроками хранения при составлении номенклатуры дел
• Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения
• Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

Организация формирования дел, их архивного хранения и уничтожения документов
Передача дел в архив организации

• Правила передачи дел в архив организации
• Правила формирования и оформления дел при сдаче в архив
• Осуществление контроля за правильным формированием, хранением и сдачей дел в архив

Формирование дел

• Хронологическо-структурная систематизация дел
• Анализ фактического содержания имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения
• Проверка сроков хранения документов
• Организация работы по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
• Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

Использование перечня документов

• Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них
• Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

• Техническая обработка и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения
• Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения
• Оформление обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов
• Правила размещение дел в архивохранилище и условия их хранения
• Выдача дел из архива
• Проверка наличия и состояния документов архива

Составление описей дел

• Систематизация документов внутри дела
• Обеспечение сохранности и защиты документов организации
• Понятие описи дел, виды описей
• Порядок составления описей для различных категорий дел
• Составление внутренней описи дел для особо ценных документов
• Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения
• Составление описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами

Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии

• Оформление документов экспертной комиссией
• Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии
• Составление и утверждение протокола работы экспертной комиссии
• Составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению

Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения

• Правила уничтожения документов, с истекшими сроками хранения
• Составление и утверждение акта о выделении документов не подлежащих хранению
• Правила уничтожения документов, с истекшими сроками хранения
• Подготовка Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Правила организации архива на предприятии

• Понятие архива организации
• Условия создания архива организации в организациях с различной структурой
• Виды архивов и их функции
• Обязанности, задачи и права архивных работников
• Оборудование архива, требования к помещениям
• Оптимальные условия хранения документов
• Организация размещения документов и ведение информационной работы по документам архива

Современные технологии организации архива

• Понятие внеофисного хранения документов
• Расчет экономической эффективности внеофисного хранения документов
• Организация проекта создания электронного архива
• Современные средства автоматизации работы архивов организаций
• Организация электронного архива
• Правила хранения, использования и уничтожения электронных документов
• Составление описи дел электронных документов

Организация и создание электронного архива

• Электронный архив. Новые технологии организации электронного архива
• Современные средства автоматизации работы архивов организаций
• Техника и технологии электронных архивов
• Организация проекта создания электронного архива
• Правила хранения, использования и уничтожения электронных документов
• Составление описи дел электронных документов
• Обеспечение надёжной и долговременной сохранности документов в электронном виде
• Архивное хранение электронных документов
• Форматы хранения. Примеры практического применения – опыт реализованных проектов
• Техника и технологии организации электронных архивов

Посещение архива

В фондах архива сосредоточены документы различных видов (отчеты о законченных научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработках, кино-, фото-, фоно-, видео- и телеметрические документы).

• вводная часть (история архива, цели, задачи, виды документов, хранящиеся в нем)
• экскурсия в хранилище научно-технической документации (НТД)
  • требования к оснащению архивов (температурно-влажностный режим, безопасность (охрана и сигнализация), шкафы/стеллажи)
  • оформление описей, номенклатур, регистрационный журнал, указатели
  • дело о рекордах Ю.А. Гагарина (подлинник)
  • особенности хранения НТД
• экскурсия в хранилище кино-, фото-, фоно-, видео документов
  • рассекречивание документов (основание, методика работы)
  • особенности хранения кино-, фото-, фоно- документов
  • особенности работы с кино-, фото-, видео-документами
  • оцифровка различных видов документов