Управление документами и деловыми процессами в современной организации

семинар

Очный Корпоративный

ID 23332

Управление документами в современных условиях - сложная организационно-техническая задача, без выполнения которой в организации может воцариться настоящий хаос.

Цель семинара

В программу данного курса включены все самые важные аспекты, которые касаются вопросов управления документацией в современной организации.

В программе семинара

Нормативная база документирования управленческой деятельности: федеральное законодательство, национальные стандарты, локальные нормативные акты организации.
Видовой состав управленческих документов организации. Локальные нормативные правовые акты (организационно-правовые документы): правила, положения, инструкции, регламенты и др. Распорядительные документы: постановления, приказы, распоряжения, указания. Информационно-справочные документы: деловая переписка, докладные, служебные записки, акты, справки и др. Плановые и отчетные документы, договорная документация. Видовые особенности документов.
Юридическая сила документа, юридическая значимость документа. Подлинник документа, копия документа, выписка из документа, дубликат документа. Порядок заверения копий документов.
Оформление документов. ГОСТ Р 6.30-2003. Бланк документа, виды бланков, реквизиты бланка, учет гербовых бланков. Правила оформления реквизитов. Реквизиты удостоверения документа (подпись, гриф утверждения, печать и др.). Реквизиты, обеспечивающие движение документа и ведение информационно-справочной работы по документам (адресат, заголовок к тексту, визы, отметка об исполнителе, резолюция, служебные отметки на документе).
Алгоритм подготовки проекта документа. Организация коллективной работы по подготовке проекта документа, права и ответственность исполнителей. Порядок согласования проекта документа, внутреннее и внешнее согласование проектов документов. Лист согласования документа. Доработка проекта документа по замечаниям, повторное согласование документов. Подписание или утверждение проекта документа.
Документы, передаваемые и получаемые по каналам электросвязи (факсограммы, электронные документы, телеграммы, телексы, телефонограммы). Особенности подготовки и организации работы с электронными документами. Электронная цифровая подпись. Электронный документ и электронное сообщение.
Понятие "документооборот". Принципы, параметры и признаки документооборота. Маршрутизация и идентификация документопотоков. Регламенты взаимодействия и регламент согласования. 8. Технологические методы совершенствования документооборота. Предварительное рассмотрение документов. Алгоритмы процесса управления документами. Табель форм документов. Карты управления документами по ГОСТ Р ИСО 15489-2007. "Входные" формы СЭД. Разработка системы классификаторов и системы стандартов. Учет объема документооборота.
Управленческий контроль. Функции и задачи службы ДОУ в системе контроля исполнения, взаимодействие с контрольными органами (внутренними и внешними). Технология контроля исполнения документов и поручений: постановка на контроль, доведение до исполнителя, предварительная проверка хода исполнения, информационное сопровождение и регулирование хода исполнения; предупредительный контроль, перенос сроков исполнения, переадресация другим исполнителям; снятие с контроля. Формирование отчетов об исполнении. Учет, обобщение и анализ исполнения. Формы реализации контроля: организационный, технологический и технический аспекты.
Принципы принятия управленческих решений. Сочетание единоначалия и коллегиальности. Виды распорядительных документов в акционерном обществе: приказы, протоколы, распоряжения, постановления. Организационные основы для издания распорядительных документов. Делегирование полномочий. Издание распорядительного документа в аспекте управления документами: составление и оформление проекта, выбор формы представления, реквизиты и метаданные для электронного шаблона.
Современная система оценки эффективности деятельности службы ДОУ в связи с концепцией управления документами. Организационная и информационная функции системы управления документами. Показатели KPI (Key Performance Indicators). Критерии оценки эффективности деятельности службы ДОУ. Управленческий учёт и экономические показатели.