Ни для кого не секрет, что к эффективным и результативным совещаниям необходима тщательная подготовка. И у многих, особенно начинающих руководителей, эта подготовка вызывает определенные трудности. Отсутствие должной подготовки может привести к тому, что сотрудники будут считать эти совещания бесполезными, и каких-то заметных изменений после совещаний не произойдет. Как же тогда провести совещание, которое бы сподвигло сотрудников на подвиги?

Чтобы подготовить группу к активному участию в совещании и вести совещание в необходимом для руководителя направлении существует шесть шагов.

1 шаг. Для каждого совещания должна ставиться цель. И эта цель должна отвечать следующим критериям:

  • Конкретная - то есть, должна быть сформулирована максимально конкретно, без использования общих фраз и абстрактных понятий (еще больше, еще чаще и т.д.).
  • Измеримая - то есть, должен быть объективный показатель, на основе которого можно однозначно измерить результат и определить, достигнута цель или не достигнута. «Все, что измеримо, может быть достигнуто».
  • Достижимая - цель должна быть сложно достижимой, выполнимой. Ее выполнение должно быть обеспечено соответствующими ресурсами. Если слишком перегнуть палку, никто, ничего делать не будет, т.к. изначально не будет веры в успех.
  • Совместимая - при распределении задач необходимо учитывать возможности человека и совместимость данной задачи с задачами или обязанностями, которые он уже выполняет.
  • Конечная во времени - то есть, в формулировке цели должны быть указанны точные сроки ее выполнения (цели должны проходить временной контроль на всем протяжении достижения).

2 шаг. Необходимо описать ситуацию, которая послужила поводом для совещания. Это факт который отрицать нельзя, что случилось, то случилось. Конечно можно искать виноватого, но цель совещания не найти виноватого, а решить эту задачу. Не стоит тратить это описание драгоценные минуты, достаточно одной - двух минуты. Например, за последнюю неделю объем продаж упал на 30%.

3 шаг. Очень важно описать к каким проблемам приведет эта ситуация если ее не решить. Здесь очень важно не перестараться, чтобы у сотрудников не появилось ощущение очень сильного кризиса. Это часть важна, для того чтобы сотрудники понимали важность совещания и важность тех решений, которые будут приниматься на данном совещании.

4 шаг. Сотрудники должны понимать, почему необходимо решить поставленную задачу, и что можно будет считать решением этой задачи. При этом желательно чтобы каждый сотрудник понимал, какую выгоду получит именно он, если будет решена поставленная задача. Это часть поможет Вам мотивировать сотрудников на активное участие и во время совещания и после, когда будут реализовываться принятые решения.

5 шаг. Включить сотрудников в обсуждение стоящей перед ними задачи. И здесь важно с помощью именно вопросов подвести сотрудников к тем решениям, которые Вам необходимы. Не навязывать, а подвести сотрудников. Чтобы все были уверены, что именно они предлагают способы решения задач. Это будет хорошей мотивацией сотрудников на реализацию принятых ими решений.

6 шаг. В заключение совещания необходимо подвести итоги, и все участники совещания должны принять ответственность за реализацию принятых решений. Это также необходимо для мотивации сотрудников на реализацию принятых ими решений.

Предлагаемая схема поможет не только сделать совещания эффективными, но и сплотить сотрудников, а это поможет наиболее результативно решать поставленные задачи.