Глеб Архангельский, специалист в области в управлении временем, гендиректор «Организация Времени», главный редактор www.improvement.ru
Управление личным временем можно сравнить с управлением фирмой. У вашего персонального «ЗАО Иванов И.И.», деятельность которого вы организуете, могут быть точно такие же «подразделения», как у реальной компании. Например, персональный маркетинг и стратегическое планирование – ориентация на рынке труда, управление карьерой. Персональная бухгалтерия – управление личными финансами, а также хронометраж и анализ расходов личного времени. Персональный HR-департамент – управление работоспособностью, самомотивация, грамотное распределение рабочей нагрузки.
Ни одна серьезная фирма не обходится без собственной службы безопасности. Ваше «персональное ЗАО» - не исключение. Главный объект защиты понятен – это ваше время, ваш невосполнимый, невозобновимый и крайне ограниченный ресурс. Что самое неприятное, он же – наиболее «расхищаемый». Еще римский философ Луций Сенека подметил, что отъем у вас денег считается деянием аморальным и наказуемым, общество и государство вас в этом отношении защищают, хотя бы «в теории». А вот отъем вашего времени окружающими – это ваша личная проблема, в решении которой приходится полагаться только на себя.
Как должна быть «устроена» СБ вашего «ЗАО»? Чтобы в этом разобраться, давайте сразу отбросим различные «маски-шоу» и сосредоточимся на более цивилизованных методах. Если вы корректно боретесь с противником на юридическом поле, то силовых решений в большинстве случаев можно избежать. Личный тайм-менеджмент и его связь с действиями окружающих людей законодательством не регулируются. Значит, тем более важным становится в этой области управление неформальными обязательствами и договоренностями.
Грамотное использование договорных отношений в управлении личным временем позволяет решить непростую проблему – сохранение личной эффективности в условиях хаотичной и неорганизованной «окружающей среды», в которой приходится действовать большинству российских менеджеров. Например, рассмотрим борьбу с одним из самых неприятных поглотителей времени делового человека: прерываниями и отвлечениями, которые, по статистике, беспокоят его в среднем раз в 8 минут и не дают сосредоточиться на приоритетных задачах.
«Силовым решением» в данном случае было бы: грубо огрызаться на отрывающих от дела, портя отношения с людьми и собственную репутацию. Более рациональный подход – вынести на обсуждение коллег договоренности, регулирующие взаимодействие внутри команды. Например, «каждый работник имеет право на два часа в день отгородиться красным «светофором», и его при этом можно беспокоить только по вопросам такой-то степени важности». Или: «Два часа с начала рабочего дня – «интравертные часы», для сосредоточенной личной работы над приоритетными делами; два часа после обеда – «экстравертные часы», для совещаний, телефонных звонков и прочих деловых контактов».
Еще один пример на применение договоренностей приводит Алан Лакейн в книге «Искусство успевать». Муж был недоволен тем, что из-за высокой общительности и социальной активности жены он очень редко мог провести с ней вечер. Тогда он взял ее ежедневник и зачеркнул вечер каждого вторника, надписав «Занято, важная встреча». Это позволило ему гарантировать как минимум один вечер общения с женой в неделю и восстановило гармонию.
Аналогичный подход можно применять в борьбе с посягательствами на ваше время со стороны окружающих. Используйте назначение встречи как один из видов договоренности. Когда вы договариваетесь о встрече со значимым для вас лицом, вы скорее всего сумеете защитить это время от других дел. Попробуйте назначить себе встречу с самим собой – достаточно приоритетным для вас человеком, между прочим. И обходитесь со временем этой встречи так же, как вы обходитесь с другими встречами: «В четверг после обеда? Извини, не получится, у меня с 14 до 16 встреча с важным человеком, с которым нечасто удается пообщаться в спокойной обстановке. Отменить я ее не могу, к сожалению».
Наконец, вам пригодится такое полезное юридическое понятие, как «обычаи делового оборота». Например, на тайм-менеджерском семинаре командой топ-менеджеров банка было принято решение: сотрудник, получающий по внутренней электронной почте письмо без заполненного поля «Тема», имеет право стереть это письмо, не читая. При внедрении такого рода обычаев в отношениях с клиентами, контрагентами и руководством, само собой, у вас не будет настолько жестких способов подкрепления договоренностей. Поэтому здесь придется расчитывать только на убеждение. Важно показать контрагентам, что приемы экономии времени друг друга выгодны не только для вас, но и для них.
Конечно, это потребует от вас некоторых усилий – но зато поможет уменьшить потребность в дорогостоящих и рискованных «силовых решениях». Ведь самая лучшая служба безопасности – не та, которая решает проблемы, а та, которая не допускает их появления.
По материалам журнала «Компания»