Что идет на смену бумажному органайзеру

Современный менеджер, экономящий свое время и задумывающийся о своей эффективности, не может пройти мимо электронных способов планирования и организации личной работы. Постепенная компьютеризация личной работы, а также ее переход на различные мобильные компактные носители – процесс неизбежный. Вопрос в том, что именно «электрифицировать» и с помощью какой техники.

Бурные дискуссии вокруг карманных компьютеров, проходившие на форумах интернет-проекта Improvement.ru, позволили участникам Тайм-менеджерского сообщества обобщить опыт применения различных высокотехнологичных приспособлений и выделить наиболее удобные и практичные. Опишем наиболее распространенные и проверенные практикой инструменты, расположив их по убыванию компактности и нарастанию функциональных возможностей и стоимости.

1. Электронные органайзеры. Здесь в дискуссиях царило практически полное единодушие: инструмент малоперспективный и отмирающий. По очень простой причине: в каждом из них жестко заложена какая-либо одна определенная система планирования времени, не оставляющая простора для самостоятельного творчества. Между тем, методы организации личного времени – вещь сугубо интимная, подлежащая обязательному «индивидуальному пошиву». Участь жесткой готовой системы – поразвлекать вас в течение нескольких дней и отправиться на заслуженный отдых.

Кроме того, электронный органайзер непросто сочетать с остальными современными инструментами личной работы – например, вы не сможете с его помощью выходить в интернет через мобильный телефон. Отсюда вывод: нет смысла покупать за несколько десятков долларов обычный классический органайзер, всего лишь переведенный в электронную форму, практически не использующий передовые современные технологии, не поддерживающий то, что Билл Гейтс называет «Веб-стилем жизни». Лучше либо сохранять верность бумаге, либо потратить несколько сотен на карманный компьютер, получив значительно более серьезный функционал за сравнимую цену.

2. Карманные компьютеры (КПК, Handheld PC). Отличаются небольшими габаритами и весом, помещаются практически в любом кармане. Как правило, имеют достаточно большой запас автономного питания (до нескольких десятков часов), причем некоторые модели питаются от стандартных батареек АА, что крайне удобно (никаких вам подзарядок аккумуляторов и прочих затрат времени и внимания). Делятся на бесклавиатурные (типа Palm) и клавиатурные (типа Psion)  – последние позволяют легко работать с текстами и даже применять навыки десятипальцевой слепой печати, если таковые у вас имеются.

По функционалу эти машинки, особенно клавиатурные, приближаются к компьютеру. Как правило в них имеются совместимый (или даже совпадающий по формату) с MS Word текстовый редактор, электронные таблицы, почтовая программа, планировщик задач. Все это по сравнению с полноценным программным обеспечением очень упрощено. Поэтому, например, создать серьезный документ со сложной внутренней структурой с помощью КПК будет затруднительно. Но вот эффективно использовать 10-15 минут ожидания – почитать с экрана книжку, набросать несколько небольших мыслей – вполне возможно и достаточно удобно.

Чрезвычайно важна функция синхронизации карманного компьютера с основным. Как говорит участник ТМ-сообщества Николай Водолазский, консультант фирмы TopS Business Integrator:  «Для меня главное в карманном компьютере – маленький вес (желательно не более 200 г.) и быстрая синхронизация с MS Outlook на уровне органайзера по инфракрасному порту. Outlook очень помогает напоминать о задачах и встречах на работе, но теряет всю свою привлекательность при выходе из офиса. Вот это бы и хотелось решить с помощью КПК». Учитывая, что Outlook во многих организациях является фактически корпоративным стандартом, на эту функцию карманных компьютеров следует обратить особое внимание.

Очень полезны дополнительные программы для КПК, многие из которых можно бесплатно скачать в интернете. Как говорит один из участников тайм-менеджерского форума, предприниматель из Петербурга: «Обычно жалуются на объем памяти карманных компьютеров – действительно, он меньше, но у КПК мерки памяти другие. Например, в свои 2 Мб я помещаю несколько книг в электронном формате, две части гражданского кодекса (по работе необходим), несколько игровых программ, англо-русский словарь. В перспективе планирую разместить карту города (к сожалению для моего КПК пока нет карты Питера). И все это не считая органайзера, электронных таблиц (с программой для контроля семейного бюджета), телефонной базы данных».

Наконец, карманные компьютеры достаточно удобны для мобильного выхода в интернет и просмотра электронной почты. Правда, в этой области у КПК есть конкурент – так называемые «коммуникаторы», представляющие собой гибрид мобильного телефона и карманного компьютера. Впрочем, по отзывам пользователей, для телефона это устройство тяжеловато, а для карманного компьютера имеет слишком ограниченный набор функций.

3. Ноутбуки и субноутбуки. Что такое ноутбук, всем хорошо известно; субноутбуки – это ноутбуки, обладающие полноценным функционалом «большого компьютера», но по размерам, весу и длительности автономной работы (без электрической розетки) приближающиеся к карманным компьютерам и, естественно, более дорогие. Ноутбуки вряд ли будут удобны для планирования «в полевых условиях» (в автомобиле, в приемной важного клиента, в ресторане), но чрезвычайно хороши при частых командировках или при работе в разных офисах. Именно поэтому мобильные менеджеры часто вообще обходятся без «стационарного» компьютера, всегда и везде пользуясь только ноутбуком. Таким образом, если вы перемещаетесь часто, но работаете только большими блоками (день в офисе, три часа в самолете, два дня в другом офисе, и т.д.), то карманный компьютер вам может и не понадобиться.

Подведем итоги. Обдумывая проект «электрификации» личной работы, нужно смотреть на проблему комплексно, и выбирать не один инструмент, а систему инструментов. При этом не стоит совсем забывать и про старую добрую бумагу. Например, участник ТМ-сообщества Дмитрий Литвак, руководитель проектов компании Арсеналъ, распечатывает дневные задачи и контакты на один лист бумаги, который легко вложить в обложку от паспорта. Он так отзывается о функциональности этого способа планирования: «Где бы я ни находился, у меня в любой момент времени в результате одного движения одной руки перед глазами оказывается именно та информация, которая необходима мне сегодня. Вроде бы просто – открыть портфель, достать тот же Fenom, включить и посмотреть расписание. Однако часто повторяемая совокупность простых операций очень быстро начинает бесить». Таким образом, грамотное применение бумажных носителей информации для оперативного планирования придаст «электрифицированной» системе окончательное удобство и функциональность.

Автор – руководитель направления тайм-менеджмента фирмы «Включенное консультирование», координатор Тайм-менеджерского сообщества.