Описание служебных функций является одной из основных составляющих структуры управления организацией. Однако руководители не всегда используют их для построения системы управления персоналом, чего нельзя сказать о должностных инструкциях. Так считает генеральный директор Центра Развития Персонала EVOLUTION Анна Паринова. (См. курсы, семинары и тренинги для руководителей).
Служебные функции – это те же инструкции для совершения сотрудником определенных действий. Однако в отличие от языка, которым написаны должностные инструкции, в описании служебных функций используется понятие конечного результата деятельности сотрудника. В должностных инструкциях указывается, что сотрудник должен ДЕЛАТЬ (вести переговоры с клиентами по телефону, обновлять базу данных и т. д). Ориентированные на результат служебные функции описывают, чего сотрудник должен в результате достичь («СДЕЛАТЬ»). Например, в служебных функциях мы можем указать следующее: заключение 15 договоров в месяц; подготовка ежедневного отчета о работе и т.д. (См. курсы, семинары и тренинги по управлению персоналом, кадровиков, HR, директоров по персоналу).
Если ориентироваться на процесс, руководителю придется постоянно контролировать, выполняет ли сотрудник свои должностные обязанности. Однако зачастую вроде и сотрудник всегда при деле, а нужного результата нет. При переходе к служебным функциям уже неважно – что именно, как и сколько времени делал сотрудник. Главное – достигнутый результат, к примеру, выполнение плана продаж. Сотрудник сам может планировать свою работу, выбирая те формы, в которых он наиболее эффективен. Он становится не средством выполнения распоряжений начальника, а более ответственным, свободным в выборе способов достижения целей. Такой подход предполагает партнерские отношения между сотрудником и Компанией: руководитель не требует, не контролирует, они с подчиненным договариваются. Договорились об определенном результате, сотрудник согласился, ответственность за достижение результата – на сотруднике.
Должностные инструкции часто пишут только потому, что так требуется. Написали и забыли о них. Служебные функции вытекают из выстроенной системы управления. В первую очередь определяем цель, чего мы, как Компания, хотим достичь. Затем продумываем, каким образом мы этого можем достичь – выстраиваются бизнес-процессы. Дальше решаем с помощью кого мы будем достигать поставленной цели: появляется орг.структура компании, штатное расписание. И потом нам необходимо разработать требования к каждой клеточке нашей орг.структуры. Это и будут служебные функции: что должен СДЕЛАТЬ каждый сотрудник для достижения общей цели. (См. курсы, семинары и тренинги по кадровому делопроизводству).
Описание служебных функций должно стать фундаментом для выстраивания системы мотивации в компании. При использовании этого подхода становится понятно, за что мы будем нашему сотруднику платить и сколько. То есть заработная плата напрямую будет зависеть от результата. На служебных функциях можно строить и систему оценки персонала. А при подборе персонала на основе служебных функций формируют критерии для оценки соответствия кандидата должности.