С помощью создания резервных копий информации
Потерянная записная книжка или визитница. Уничтоженные неосторожным нажатием кнопки контакты в мобильном телефоне. Загубленные гнусным компьютерным вирусом мегабайты информации о важных клиентах. Кто из нас не сталкивался с такими проблемами или не успокаивал безутешных знакомых?
Непрерывно растет количество информации, которой управляет современный менеджер, которая жизненно необходима ему для эффективной работы. Чем больше такой информации и ее носителей, тем выше вероятность «техногенных катастроф», тем выше ущерб от этих катастроф.
Чтобы избежать затрат времени и нервов на «ликвидацию последствий аварий», достаточно выделить немного внимания и усилий на то, чтобы вовремя создавать резервные копии информации, или на жаргоне компьютерщиков – производить «бэкап» (backup).
Какие бывают «бэкапы»
Хорошо живется менеджерам, работающим в фирмах, где IT-департамент обеспечивает постоянное резервирование всей рабочей информации, в «промышленных масштабах» и «промышленными методами». Давайте подумаем о том, как минимизировать информационные риски при отсутствии заботливых IT-шников, либо по отношению к неслужебной информации.
Участник Тайм-менеджерского сообщества Вячеслав Слободчук, ведущий специалист фирмы ТехноСерв А/С, предлагает различать два способа бэкапа. Первый – резервирование информации, т.е. «регулярное дублирование текущих результатов работы на съемных носителях с целью иметь возможность возобновить эту работу с минимальным откатом «в прошлое» в случае чего». Второй – «архивирование, т.е. сброс на съемные носители копий информации, не требуемой ежедневно, но могущей потребоваться в непредсказуемый момент».
Таким образом, бывает очень полезно четко разделить все файлы на несколько областей, отличающихся частотой необходимого доступа и частотой обновления информации. Например, в одной небольшой «рабочей» папке могут лежать только те документы, над которыми вы плотно работаете сейчас, и которые вы в конце каждого рабочего дня сохраняете на дискете.
В более крупном хранилище (например, стандартной папке «Мои документы») могут лежать несколько папок с документами, обновляемыми реже, и поэтому требующими, например, лишь еженедельного «бэкапа». Перед тем, как его делать, логично перебросить в этот раздел те документы из «рабочей папки», которые уже не будут активно обновляться каждый день.
Наконец, в нечто отдаленное и массивное под названием «Архив» можно сбрасывать информацию из рабочих папок раз в месяц или квартал, тогда же производя сохранение этой большой папки на внешних носителях.
Что и как сохранять?
Полезно выработать для себя классификацию основных типов информации, для которых может требоваться разный «режим» и разные способы резервирования. Например Александр Болдин, старший консультант компании «Асессор», классифицирует необходимую ему информацию на Контакты, Проекты, Полезные сведения и программы, Планы. «Например, для контактов я использую оригинальный способ резервирования – две вручную синхронизируемых адресных книги. Одна – на работе в MS Outlook, а другая на почтовом сервере». Как одно из типичных решений для надежного сохранения контактной информации можно порекомендовать также использование карманного компьютера. В большинстве из них существует специальное приложение для работы с контактами, автоматически синхронизируемое с Outlook. Аналогичным способом можно всегда быть спокойным за информацию о запланированных встречах и мероприятиях, если такие планы ведутся в том же Outlook'е или Lotus Organizer.
К «Сведениям» Болдин относит любые литературные источники, документы, и тому подобную информацию, которая не является проектной документацией, подлежащей формализованному хранению. «Никогда не знаешь, с чем столкнешься в новом проекте. Пример: мне как-то попался международный классификатор заболеваний, ну я его и прибрал, чисто автоматически. А вскоре начался проект с медиками и справочник оказался весьма кстати».
На чем сохранять?
Жесткий диск, или «винчестер», на котором хранятся файлы в вашем компьютере – прибор достаточно нежный и уязвимый. В нем много движущихся деталей, его любят прицельно ломать нехорошие вирусы, наконец, он может погибнуть вместе с компьютером при каком-нибудь прорыве батареи отопления. Поэтому носитель для резервирования информации должен быть обязательно внешним. При этом удобно совмещать резервирование информации с ее переносом между разными компьютерами.
Существует достаточно богатый выбор внешних носителей для больших объемов информации. Подробный обзор таких приборов не входит в нашу задачу; достаточно привести несколько примеров для понимания читателем общей картины.
Одним из популярных решений являются внешние винчестеры для USB-порта, требующие некоторой минимальной грамотности для установки соответствующих программ, но легко используемые практически на любом компьютере, в том числе «чужом». Они могут быть очень компактны, и хранить при этом десятки гигабайт информации.
Еще несколько вариантов предполагают отдельное пишущее устройство. Например, специальные дисководы с очень емкими дискетами (например, гигабайтной емкости). Этот способ удобен при работе только на «знакомых» компьютерах, на которых есть такой дисковод.
Наиболее распространенные из пишущих устройств – CD-R (пищущие CD-ROM’ы) и CD-RW. Последние отличаются тем, что позволяют многократно записывать новую информацию на один и тот же CD. Для этого требуется специальный тип компакт-дисков, который читается не всеми CD-ROM’ами. Но по мере постепенного старения и исчезновения таких «непонимающих» это решение становится все более удобным для частого резервирования и переноса информации. Для редкого же ее архивирования запись на CD является безусловным лидером уже сейчас. Причем не обязательно покупать пишущий CD-ROM самому – услуга записи на CD стоит всего несколько десятков рублей и предоставляется множеством фирм.
В заключение зададимся вопросом: а нужно ли все это? Тратить время и внимание, задумываться о каком-то бэкапе... Авось не заденет, авось пронесет... Конечно, в стране, где МЧС – самое популярное министерство, как-то не принято думать, что чрезвычайные ситуации дешевле предотвращать, чем ликвидировать их последствия. Что ж, попробуйте провести подсчет лично для себя: взвесить размеры инвестиций в персональную систему резервирования информации, примерно оценить риски и возможные убытки при катастрофах, прикинуть прибыльность инвестиционного проекта. Вы увидите в цифрах и фактах, что инвестиции в безопасность одного из ключевых ресурсов менеджера, информации, окупаются с лихвой