Шаг второй: планируем

Всю выставочную работу можно разделить на три этапа:

  1. подготовка к выставке;
  2. проведение выставки;
  3. работа после окончания выставки.

Подготовка к выставке должна включать:

  • выработку рекламной идеи
  • составление плана выставочного стенда
  • заключение договора с оргкомитетом, оформление заказа на оборудование и услуги
  • изготовление рекламных материалов: информационных листов; плакатов; буклетов; проспектов
  • подготовку информационных материалов: технических описаний; прайс-листов; папок стендистов
  • подготовку стендистов и персонала
  • составление сметы расходов
    Проведение выставки включает:
  • составление расписания работы персонала
  • инструктаж персонала
  • завоз и вывоз оборудования
  • собственно работа на стенде
  • организация учета посетителей
    Работа после окончания выставки:
  • регистрация посетителей, проявивших интерес к вашей продукции во время посещения выставки и поддержание контакта с ними
  • подведение итогов выставки
  • разбор допущенных ошибок, анализ удачных решений (своих, а также увиденных на стендах других фирм)

Шаг третий: работаем с оргкомитетом.
Работа с оргкомитетом начинается сразу после принятия решения об участии вашей фирмы в данной выставке. Ваше согласие в участии оформляется подписанием договора-заказа. Вам необходимо предусмотреть выполнение оргкомитетом следующих работ:

  • предоставление аренды выставочной площади (оборудованной / необорудованной);
  • аренда и монтаж выставочного оборудования;
  • установка розеток, дополнительного осветительного оборудования;
  • предоставление дополнительных услуг или оборудования: вешалок, шкафов, холодильника, телефона, столов, стульев;
  • надпись на фризе (название вашей фирмы над вашей экспозицией);
  • публикация материала в каталоге выставки;
  • охрана.

В стандартный набор услуг входит также обеспечение персонала пропусками и бэджами, фуршет для руководства по случаю открытия. Под выражением "оборудованная выставочная площадь" обычно подразумевается наличие стен, коврового покрытия, одной розетки, фриза, пластикового стола и двух пластиковых стульев. Если Вы, действительно заботитесь об имидже своей фирмы, лучше эту мебель заменить своей, но более достойной.

Оргкомитет может предложить вам дополнительную выставочную мебель, витрины и другое оборудование, прошедшее несколько выставок и выглядящее не лучшим образом. Цены за эксплуатацию можно отнести к разряду паранормальных. К тому же оно сливается с общим фоном, поскольку выполнено из тех же комплектующих, что и весь стенд.

Если у Вашей фирмы приличный бюджет, если вы участвуете в выставках регулярно, имеет смысл позаботиться о собственном комплекте оборудования, выполненного на заказ. Вы можете его использовать многократно и стоимость, таким образом, будет уже не так велика. Вы знаете, что уже появились специальные телескопические конструкции, помещающиеся в сложенном виде в небольшой чемоданчик, а в разложенном создают экран в 6 кв.м и более.

Обо всех недоработках следует сразу же сообщать в оргкомитет. Желательно, что бы все переговоры с оргкомитетом, заказ оборудования и услуг, контроль над их выполнением вел один представитель вашей фирмы, иначе могут возникнуть недоразумения, что затянет выполнение необходимых работ и может вызвать ненужные трения с представителями оргкомитета.

Никогда не считайте работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Опыт первых дней, а иногда и часов работы может показать, что какие-то решения были не совсем правильными. Никогда не поздно переставить экспонаты, дополнить надписи или внести какие-то изменения. Если изменение невозможно, учтите ошибки хотя бы на будущее и не повторяйте их на следующих выставках. Как говориться, не ошибается только тот, кто ничего не делает.

Шаг четвертый: готовимся

12 недель до выставки

  • Выберите интересующую вас выставку
  • Проанализируйте выставку. Какова ее общая тема? Кто будет ее посещать?
  • Отправьте заявку

11 недель до выставки

  • Соберите выставочную команду, чтобы совместно продумать план ее проведения
  • Рассчитайте и утвердите бюджет выставки
  • Укомплектуйте состав стендистов

10 недель до выставки

  • Начните планировать экспозицию
  • Проконсультируйтесь с дизайнерами
  • Держите постоянную связь организаторами выставки, чтобы быть в курсе всех изменений

9 недель до выставки

  • Продолжайте оформление выставочного стенда
  • Проведите еще одно собрание с вашей выставочной командой
  • Подкорректируйте бюджет

8 недель до выставки

  • Проведите тренинг стендистов
  • Поработайте с выставочной командой над экспозицией
  • Подключайте отдел рекламы. Введите их в курс дела и разработайте проект по рекламе и продвижению вашего участия в выставке

7 недель до выставки

  • Завершайте работу по дизайну и графическому оформлению
  • Изготовьте рекламную продукцию, которую будете использовать на выставке
  • Закажите оборудование, необходимое для выставки

6 недель до выставки

  • Проведите собрание со своей командой
  • Совместно с вашим рекламным отделом разработайте пресс-релизы и методы работы со СМИ
  • Договоритесь о доставке всех выставочных материалов и оборудования

5 недель до выставки

  • Организуйте обучение персонала работе в выставочных условиях
  • Заполните все формы и бланки по сервису (канцелярские принадлежности, ковровое покрытие, уборка, электричество, грузчики, телефоны, компьютеры, охрана и т.д.)
  • Начните предвыставочную маркетинговую кампанию с целью увеличить количество посетителей

4 недели до выставки

  • Проведите собрание с выставочной командой для определения готовности
  • Окончательно распределите персонал
  • Составьте расписание работы

3 недели до выставки

  • Усиливайте предвыставочную маркетинговую программу. Разошлите персональные приглашения потенциальным клиентам и заказчикам
  • Проверьте выставочное оборудование и внесите дополнения, если это необходимо;
  • Активизируйте предвыставочную подготовку персонала

2 недели до выставки

  • Проведите заключительную репетицию с вашей командой. Будьте готовы к любым неожиданностям

1 неделя до выставки

  • Проводите ежедневные собрания для контроля над подготовкой к открытию выставки.
  • Договоритесь о демонтаже экспозиции после выставки

1 день до выставки

  • Начистите туфли, погладьте костюм и примите успокоительное

Шаг пятый: подбираем персонал.

Для работы на выставках отбирают персонал, обладающий такими качествами:

  • умение и желание общаться с людьми;
  • знание продукции фирмы ее истории, направлений деятельности;
  • выносливость;
  • привлекательная внешность.

О последнем пункте следует сказать особо. Последнее время все большее количество фирм слишком большое значение придают "длинным ножкам и большим глазкам", забывая, что чрезмерно красивая внешность часто отвлекает от экспонатов, выставленных на стенд, или, как говорят профессионалы, "вампирит".

Те, кто регулярно выставляется на Украине, безусловно, обратили внимание на Машу Г. - сотрудницу Киевской консалтинговой фирмы "Б". Она сама становилась в павильон вместе со стендистами фирмы-клиента. Яркая стройная высокая длинноволосая брюнетка с шикарной белозубой улыбкой, она в течение 10 минут одним своим видом останавливала движение по проходу, в течение получаса собирала у стенда мужчин всех ориентаций, а через час полностью блокировала работу выставки. Да, к вечеру у нее было не менее сотни визиток и такое же количество приглашений провести вечер. Но редко кто из владельцев этих визиток мог припомнить, у какого стенда шел разговор. За это ли деньги экспонента плачены?

Да мне и самому приходилось не раз отгонять выставочных донжуанов от собственных чрезмерно миловидных стендисток, не овладевших навыком рубить непродуктивные контакты (или не хотевших его применять). Вывод: в выставочном деле внешняя красота, практически, означает профнепригодность. Впрочем, не ударяйтесь в другую крайность: Квазимодо был добрым парнем, но на выставочном стенде ему тоже не место.

Немаловажный параметр при подборе стендистов - опытность. Вы пошлете "зеленного" неопытного торгового представителя к солидному клиенту? Конечно, нет. По той же причине вам не следует пускать новичков на ваш выставочный стенд.

И о коммуникабельности. Застенчивый от природы, некоммуникабельный человек вряд ли сможет работать в режиме быстрого налаживания контакта с посетителями, постоянно сменяющими друг друга. Поэтому, подбирая стендистов, необходимо учитывать их личные качества и свойства характера.

Помимо основного намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости. Это особенно важно, если ваши товар или услуга достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двое стендистов хорошо знали предмет и могли давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметь передать в общих чертах названия, общие характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи вашей продукции.

Нельзя объять необъятного. Перечень продукции, которую вы собираетесь представить на выставке должен соответствовать тематике выставки, но у стендистов всегда должны быть материалы, отражающие все направления деятельности вашей фирмы.

До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов по вопросам:

  • тематика выставки;
  • цели участия выставки;
  • перечень продукции, услуг, представляемых на выставке;
  • основные новинки;
  • задачи, стоящими перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров на поставку, продажу и т. д.)
  • план стенда;
  • закрепление мест на стенде за каждым стендистом;
  • распорядок работы;
  • в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находиться на стенде;
  • основные категории предполагаемых посетителей;
  • формы регистрации посетителей;
  • формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию. Как правило, все это размещают в одной или двух папках. Одна папка может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям: адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, прайс-листы с возможными скидками и дополнительными условиями для оптовых покупателей и т.п. Другая - материалы для потенциальных клиентов: флаеры, буклеты, обычные прайсы и т.п.

Это вы сделать должны. Чего же вы не должны делать? Руководитель не должен в присутствии посетителей распекать или давать "ценные" указания стендистам, недопустимо также проведение совещаний об улучшении работы на стенде во время работы выставки, в присутствии посетителей.

Продолжение следует. Начало от 16.10.2008