В данном тексте собраны наиболее частые «воры времени», неожиданно возникающие вопросы и проблемы, которые сбивают ваш график, нарушая выполнение важной работы, вынуждают терять концентрацию, отвлекаясь на них. К каждому из них, предлагается несколько вариантов решений. При этом не просто авральное реагирование, а упредительные процедуры, которые нужно заранее провести, чтобы потом успешно справляться с неожиданностями. Условно обозначим эти решения как «линии обороны от «С», что по матрице Эйзенхауэра означает срочные, но не важные дела.
Телефонные Звонки
Требуется выработать быструю категоризацию этих звонков. Чтобы сразу, с первых секунд знать, какой сценарий применить к «входящему». Далее предлагается ряд категорий входящих звонков и сценариев реагирования.
1. Личные Звонки
- Попросите говорить по короче
- Просите перезвонить в другое время
- Выделить время для личных звонков, и предупредить всех близких людей, чтобы они звонили в предоставленные окна.
- Установить автоответчик
- «Послать на 3 буквы»: Напиши все по SMS. «А если есть что по делу – пришли SMS!»
2. Профессиональные звонки
а. Звонки от Руководства
- Фраза: «Извините, я сейчас разговариваю с клиентов»
- Фраза: «Я по межгороду говорю»
- Упреждать, звонить перед началом задачи требующей концентрации и уточнять «что от меня нужно? В ближайший час я могу поработать в тишине? Без отвлечений?»
- Идея: автоответчик берет из графика периоды вашей занятости и сообщает это голосом либо текстом (SMS, e-mail, ICQ)! Технически реализуемо. Правда, реальных примеров использования в России под рукой нет. Вполне возможно, что воплощение этой идеи принесет миллионы создателю такой программной оболочки J.
- В ответ на звонок отправляется SMS, когда вы сможете перезвонить.
- Чтобы данный ход был экономичен, следует предварительно настроить шаблоны SMS-ответов.
b. Звонки от Коллег
- Отложить
- Взять трубку, поняв, что это задача «С» переключить на автоответчик
- Быстро понять суть темы и перенести разговор на другое время
- Выделять зоны для общения (когда лучше вам звонить)
- Предлагаемые варианты, два окна утром и вечером
- Потребовать структурировано изложить суть
c. Звонки от Клиентов
- Высказать просьбу перезвонить: «вызывают к начальству на ковер…»
- Структурировано выслушать, быстро отвечать
- «Я понял задачу, перезвоню в такое-то время…»
- Принять звонок, зафиксировав на бланке входящих и передать уполномоченному лицу
Внезапно приходит человек
Это самая распространенная проблема в открытых офисах. Когда постоянно все кто не занят и кому скучно отвлекают своих соседей, либо рядом сидящих людей. Также снижают эффективность работы посетители, которые нагрянули нежданно негаданно. К данным «похитителям времени», возможно применить следующие ветви решений.
1. Внезапно приходит человек (посетитель)
- Рекомендуется вести разговор стоя, чтобы быстрее завершить общение
- Сигнализаторы занятости: флажки, кепки и т.д. К примеру в г. Ульяновск в компании «Дворцовый ряд» сотрудники, при самостоятельной работе, выставляют на стол красный флажок. Если он выставлен это сигнал «отвлекать нельзя!» После завершения работы, флажок убирается с «сигнального места» - значит можно подходить задавать вопросы и т.д.
- Плотно подойти к гостю, вызывать дискомфорт, уменьшать психологическую дистанцию
- Вызывать неприятные звуки, к примеру, пенопласт по стеклу
- Сделать красную кнопку, при нажатии на нее через минуту звонит телефон и вам срочно нужно выйти!
- Создать гостевую комнату, где расположена мини библиотека, видеотека, чтобы пришедший ждал с пользой
- На входе заполняется список вопросов. Некая анкета клиента, в которой он помечает с чем пришел (как в Макдоналдс список заказа). Формализация вопросов ускоряет общение
- Переориентация его активности в ваше русло, на ваши цели
- Перенаправить на другого человека: «дежурный менеджер», «дежурный по пространству»
- На визитке указывать время работы офиса: с... по… Тем самым, ограничив посетителей в неудобное вам время
- График приема (телефон многоканальный, чтобы легко дозвониться):
- Совмещать встречи с обедом. Деловые обеды, «путешествие на обед»
- Организовать место для открытых встреч в компании (переговорные)
Внутрифирменным «тормозные колодки»
В этот раздел помещены прерыватели задач по горизонтали и вертикали. То есть, речь пойдет о начальниках, подчиненные, и коллегах. Особенно в крупных компаниях по традиции сложились внеплановые совещания и сессии «стратегических летучек» и вопросов на 15 минут, которые затягиваются на часы. При регулярном, рваном графике продуктивность вашей работы снижается и выполнить запланированное практически нереально. Как быть в таких случаях? Идеально их предупреждать, но если они уже рядом, то стоит рассмотреть следующие рекомендации.
1. Вам назначили «Внезапное совещание»
- Участвовать в совещании по телефону
- Проводить совещание стоя. К примеру, в компании ВымпелКом имеется комната для совещаний, где нет стульев. При данной организации все вопросы решаются оперативно. Не возникает желания водить вилами по воде, поскольку все хотят по скорее уйти, в более комфортные условия.
- Разработать список совещаний, которые летучками на решаются. В итоге: реестр совещаний, напротив каждого из которых список решаемых вопрос.
- Сегментировать время проводимого совещания. Ставить маркеры времени, ритмоводители, в виде таймера на 10-15 минут. Каждый отрезок времени сверять с повесткой для ускорения продвижения к цели.
- Договориться о формате проводимых совещаний. К примеру, в компании «PPE Group» на стенах висят постеры: «10 правил совещаний». Это помогает совещающимся придерживаться установленных регламентов, стимулирую качественное и быстрое решение вопросов.
- В корпоративном руководстве прописать, что повестка на совещание высылается не позднее 24 часов до времени начала совещания. По определению, «внезапные совещания» исчезают и у вас есть сутки, чтобы подготовиться к ним.
- Ввести правило защиты от совещаний. Описать когда вы имеете право «отклонить приглашение на совещание»
- Вести протокол и проводить совещание по протоколу. При этом должен быть ведущий который следит за регламентом поднимаемых вопросов.
- Проводить совещание перед обедом: в таком случае каждый участник стремиться говорить по конструктиву, поскольку задержка оборачивается для него запозданием обеда и его укорачиванием.
2. Внеплановое распоряжение начальства («начальская дурь», помехи со стороны руководства)
- Организовать Референта, который распределяет поручения от руководителя подчиненным в определенные окна
- Дать руководителю обратную связь в виде тренинга, к чему приводят внеплановые «дергания» персонала
- Дать руководителю возможность выставить приоритеты задач, это в случае если он «вменяемый»
- Фиксировать его распоряжения и показать через неделю: что и как давалось с его стороны. Указать какая часть из них «В», а какая «А»
- Получать у руководителя «интервал ответственности». Промежуток времени, в течение которого руководитель не вмешивается в работу сотрудника. Например, утром сотруднику поставили список задач – вечером проверили качество выполнения. В данном случае интервал ответственности равен рабочему дню, 8 часов. Если в понедельник поставили задачи – и проверяем в пятницу – то интервал ответственности – неделя.
Сбои техники
Чем сложнее система, тем выше вероятность, что она выйдет из строя. Именно так звучит один из базовых постулатов кибернетики. В связи с тем, что современный темп жизни не позволяет отказаться от техники, мы вынуждены «подружиться» с ней и быть готовыми к сбоям. Решения этих мелких и крупных технических неприятностей описаны в этой части.
1. Сбои техники
- Составить график контроля техники (регулярный техосмотр). Таким образом вы будете в курсе «вероятности возникновения проблем»
- Инструкции по исправлению проблем
- Договоренность с копи-центром на предмет аренды или приоритетной печати
- Всегда в офисе должен быть запасной картридж к принтеру
- Продумывать дублирующие функции (сканер, копир, цифровой фотоаппарат). Если сломался копир, то можно снять копию через факс, сканер и принтер.
- Сфотографировать и выслать печатные материалы
- Провести учебные тревоги, отработка экстренных ситуаций
- Создавать Когнитивные карты. Описание инфраструктуры в радиусе офиса. Где что можно купить напечатать и т.д.
- Наладить позитивную коммуникацию с соседями, помощью которых можно воспользоваться в случае аврала
2. «Не доходит почта»
- Иметь резерв в виде бесплатных серверов. Рекомендуется mail.ru, yandex.ru
- Уметь быстро найти и переслать требуемое письмо.
- Настроить почтовый клиент на быстрый доступ к недавно отправленным e-mail
Личные и мировые проблемы
В этом разделе собраны персональные причины «неожиданных» срывов рабочего графика. Сюда относятся как пробки, так и проблемы с тонусом организма, нашествие родственников и природные катаклизмы. На сегодня это самый слабо разработанный сегмент предотвращения потерь времени. Поэтому мы готовы принять и рассмотреть каждое из ваших новых, не описанных ниже решений. Находки можно присылать по адресу info@time-m.com с пометкой в Теме письма: «Воры времени»
1. Пробки
- Хорошее решение - -параллельная деятельность
- Сделать серию коротких звонков
- Используя фри-хендс провести ряд длинных звонков
- Прослушать аудиокурсы: бизнес, иностранных языков и т.д.
- Прослушать аудиокниги
- Вам требуется знать транспортный трафик. В какое время бываю пробки, варианты объезда. Планировать поездки в «беспробочное время»
- Встречи назначайте близко к метро, чтобы не было потерь времени на дорогу.
- Научитесь использовать веб-камеры. Проводить виртуально встречи вместо поездок на порядок дешевле
- Попробуйте устраивать совещание в машине: «я вас подвезу»
- Чтобы избежать пробки утром (до работы) - можно вставать пораньше до начала пробок и по пустой ночной Москве мчаться за считанные минуты до рабочего места (так делают многие знакомые консультанта Ирины).
- Чтобы избежать пробки вечером (после работы) - завести абонемент в спортивном клубе рядом с работой и после работы идти заниматься спортом, а после занятий спортом уже пройдет час-пик, вот тогда – домой!
- Если живешь рядом с коллегой по работе, то можно договориться ездить по очереди то на его, то на своей машине, тогда «свободный» водитель сможет разобрать по пути, например, рабочие бумаги.
- Использовать «смешанный» способ передвижения по городу. Например, на машине доезжаешь до определенной станции метро (до которой можно добраться без пробок), затем пересаживаешься на метро и едешь до пункта назначения (особенно удобно, если он находится рядом с метро)
- Если нужно что-то привезти/отвезти и не обязательно требует личного присутствия, то можно воспользоваться курьерской службой (за 72 р. они приедут к тебе за пакетом и отвезут его в нужную точку. Не верите ценам? Обратитесь по адресу info@time-m.com чтобы получить контакты курьерской компании, мы раньше тоже не верили – а сейчас регулярно пользуемся данным видом услуг)
2. Внезапные личные проблемы с самим собой (заболел, недомогание)
- Держать одного сотрудника в курсе проекта. Строить работу в парах (кластерная модель)
- Предусмотреть возможность «виртуальной работы, домашний офис»
- Заключить «Договор с организмом»
- Воспользоваться тонизаторами (чай из кокки J)
- Регулярно принимать витамины, полноценно высыпаться, заниматься физической активностью.
- Максимально эффективно использовать то время, когда ты чувствуешь прилив энергии и сил, а также особое вдохновение при работе (чтобы на время недомогания оставалось поменьше несделанных дел)
3. Нашествие Родственников и/или друзей
- Оговорить с близкими людьми ситуации, когда стоит звонить, а когда лучше подождать
- Обозначить явным образом что срочно, что важно
- Иметь договоренность с гостиницей: куда их переселить
- «Мы приедем» в ответ сказать: «Я не в Москве!»
- Частичное участие в общении с ними, переадресация к другим по решению проблем. Участие иными ресурсами, а не временем
- Загрузить приехавших родственников сразу, чтобы реже приезжали. К примеру, дать им уборку дома, закупку на рынке и т.д.
4. Животные.
История одной из участниц: «утром убежала собака, не могу закрыть ворота: она не зайдет, и поехать не могу. Пришлось 30 минут ее искать, в итоге график дня сбит с самого утра…»
- Привязать, поводок с блокиратором
- Прорезать дырочку в двери, чтобы могла самостоятельно возвращаться
5. Природные катастрофы (свет отключили и т.д.)
- Разработать алгоритм работы в случае если нет:
- Света
- Связи
- Иные катаклизмы
- Иметь в офисе запас бумажных материалов на случай отказа света либо компьютерной техники.
- Продумать энергонезависимы аппараты. К примеру, принтер на батареях
- Воспользоваться методикой «Договориться с техникой». Подобная ситуации наглядно демонстрируется в фильме «Миссия Серенити», последние 15 минут фильма.