Цикл статей «Автоматизация разработки регламентов, должностных инструкций и положений об отделах в Business Studio»
Статья 2. «Быстрая разработка и систематизация документов системы управления компанией в программе Business Studio»
Использование Business Studio при разработке и управлении организационными документами аналогично применению автоматизированных учетных программ в бухгалтерской деятельности – вроде бы можно обходиться и без них, но убедить в этом бухгалтера, представляется не возможным! Для бухгалтера это инструмент деятельности, более удобный, чем калькулятор и редакторы Word и Excell, позволяющий эффективно выполнять свои задачи. Аналогичным образом, Business Studio – это инструмент для бизнес-аналитика, менеджера по качеству, менеджера по персоналу, руководителей и сотрудников во всей организации, причем инструмент для одновременной работы. С помощью такого инструмента решаются задачи с актуальностью всех разработанных регламентов, должностных инструкций, положений о подразделениях, и задача со сбором и анализом всех показателей деятельности, разработанных для каждого сотрудника в организации, от сотрудников организации – руководителям, от руководителей – менеджеру, ответственному за сбор и анализ показателей во всей организации. Использование Business Studio сокращает времени и трудозатраты на все вышеперечисленные задачи. На каждом этапе функционирования системы управления в Business Studio создаются и хранятся документы. На стадии проектирования – создаются и хранятся все версии документов: политики и цели в любой области управления, стратегические карты компании и подразделений, все разработанные показатели, регламенты процессов и процедур в различных нотациях, должностные инструкции, положения о подразделениях, штатное расписание, контактные данные всех сотрудников, все шаблоны отчетных документов.
На стадии внедрения – все созданные документы выгружаются из программы во внутреннюю информационную сеть организации и доступны для всех сотрудников.
На этапе контроля – сотрудники и руководителями создают и передают в единый центр сбора информацию о значениях показателей или любых несоответствиях.
На этапе анализа – создаются и хранятся аналитические отчеты и планы дальнейших действий.
Таким образом, применяя Business Studio, мы сокращает сроки и трудоемкость наших проектов документирования и оптимизации бизнес-процессов, внедрения систем менеджмента по стандартам ISO и OHSAS, внедрения систем управления по KPI, внедрения любых информационных систем (СЭД, CRM, BPM и др.). Работа в программе доступна для любого сотрудника имеющего навыки работы в текстовом редакторе и графическом редакторе Visio, поэтому вы не будете испытывать сложности в ее использовании для ваших проектов повышения эффективности организации. В следующей статье я познакомлю вас с порядком создания документов в программе и ключевыми параметрами создаваемых документов.