Из чего складывается культура работы с компьютером?
Пример первый. За компьютером сидит девушка и лениво возит одной рукой мышку. Другая рука служит подставкой под голову, упираясь раскрытой ладонью в подбородок. Глаза медленно бродят по монитору. Если наблюдать со стороны кажется, что человек спит с открытыми глазами и его движения – это колебания тела во сне. Глядя на такую культуру работы за персональным компьютером, можно твердо сказать – человек за день успевает выполнить едва ли что-нибудь.
Второй пример. Руки человека находятся в «боевой готовности» как у замершего перед броском тигра. Положение головы в позе снайпера: глаза внимательно впиваются в происходящее на мониторе, готовые в любой миг отдать команду правой руке поразить мышью цель, а левой нажать аккорд на клавиатуре. Видя таких людей за работой, понимаешь, слышно не храп засыпающего на рабочем месте мозга, а ритмичный стук по клавиатуре. Шуршание мыши полирующей поверхность стола, подобно щетке, натирающей пол до блеска. Глядя на человека в таком процессе осознаешь, что отвлечь его не возможно. А если попробовать? Он резко одернет: «После! Занят! Как закончу, обратись!».
Отвлекать такого «монстра летающих над клавиатурой рук» нет желания. Присутствуя рядом с ними, попадаешь под гипнотическое действие его КУЛЬТУРЫ работы. Хочется подсмотреть, спросить «Научи меня! Как ты так быстро это делаешь? Как? Вот так? Так просто? А я всю жизнь делал это…» и рассказываешь, какой длинной дорогой ты уже десяток лет приходишь к тому же результату на мониторе. А вот мастер делает это за доли секунд тремя движениями. Обыватели иногда называют таких людей Хакерами, я - Мастерами своего дела. Зная нескольких таких специалистов, могу сказать что все они любят свое дело. Умеют делать его лучше всего на свете. Выполняют свою работу быстро и безошибочно.
Раньше я думал, если делать быстро – то качество обязательно падает. И сегодня, обучая руководителей, слышу первое их сопротивление: «если я буду делать быстро – я буду ошибаться». Войдя в мир профессионалов, открыл для себя другую истину – скорость работы прямо пропорциональна качеству! То есть, делая быстрее – ты меньше допускаешь ошибок. Как метафору можно привести полет самолета. Чтобы взлететь и не упасть на землю (допустить ошибку) ему нужно набрать определенную скорость (выполнять работу быстро). Иначе плотность воздушного потока не сможет его удержать в полете.
За последние несколько лет консультационной деятельности я искал, что надо делать, чтобы добиться таких же показателей при работе с компьютером как у Мастеров? Нужно что-ли стать программистом? Или изучить толстые книги (800 страниц!) по программному обеспечению? Или надо родиться с талантом? Можно ли этого достичь? «Юзер» я дрожащий, или право имеющий? Вопрос Достоевского как никогда актуален. Ушли годы, чтобы понять тайны успеха быстрой работы с компьютером.
Сегодня я готов сформулировать те принципы, которые являются фундаментом успеха быстрой работы за компьютером. Большую пользу в этом оказал тайм-менеджмент. Те правила и привычки, которые культивирует практика управление временем, применимы и для ускорения компьютерных навыков. Приглашаю вас познакомиться с ними.
Фундаментальные принципы Культуры работы за компьютером:
- Правило «Семи», все следует группировать в блоки не более 7+-2 по количеству в каждом.
- Чем меньше количество движений – тем быстрее идет работа.
- Чем меньше времени на каждое действие – тем быстрее общее время выполнения работы.
Рассмотрим на примерах каждый из пунктов.
Привило семи гласит: на рабочем столе монитора не должно быть больше 7 ярлыков, папок либо файлов вместе взятых. Однако, в реальности у пользователя может быть и 50-60! Поэтому, чтобы эффективно работать даже с таким количеством следует размещать их на мониторе группирую, оставляя между группами свободное пространство. Таким образом, графически разделяя ярлыки «на кучки». Как говорится, 7 штучек в каждой кучке. А вот семь кучек на экране это уже соблюдение правила семи, а значит шаг к более быстрой работе.
Следующий принцип, уменьшение количества операций. Предположим, распечатать электронный документ можно выполнив 7 действий, а можно и за 2 действия. Во втором случае скорость будет выше по определению.
И, наконец, если добиться того, чтобы каждое отдельное действие занимало все меньше и меньше времени, то мы получим общее ускорение работы. Так как работа с клавиатурой или мышью это двигательные навыки, то их следует тренировать и добиваться перехода навыка на уровень привычки. Уровень привычки характеризуется тем, что вы очень быстро и бессознательно выполняете операции. Это рефлексы на уровне спинного мозга. Вы даже не замечаете, как это вы сделали, потому что это очень быстро, и сознание не успевает обратить внимание. Ощущение - магия какая-то. Ух, шайтан!
Итак, подводя промежуточные итоги, выделим три направления развития высокой культуры работы с электронными документами.
Первый – метод визуальной группировки. Критерий максимум 7-9 объектов в одной группе. Если вы обратите внимание на то, как устроено меню любой из программ, то в каждом пункте вы найдете не более 7-9 пунктов. А если их больше, ставятся разделительные полоски, разбивая визуально все пункты на блоки, опять же не более 7-9 пунктов. Откройте прямо сейчас любую программу и убедитесь в этом. Это пришло к нам из инженерной психологии, когда было «официально» подтверждено правило семи. В эргономике правило семи один из принципов создания удобного рабочего пространства.
Второй – метод упрощения. Каждый раз пересматривая, как достичь одного и того же результата, следует отдавать предпочтение алгоритму с меньшим количеством операций. Рассмотрим на примере эффективность нескольких алгоритмов.
Алгоритм отвечает на вопрос «КАК?» выполнять задачу. Сюда относится как последовательность, пространственное расположение компонентов (если задача материальная), так и вспомогательный инструментарий для решения задачи. К примеру, задача переименовать 100 фотографий. Указать в названии «банк федеральный» и в конце каждого файла растущая нумерация «001», «002» и т.д. до 100. Ниже описаны три варианта как это сделать.
Каждый файл переименовывать руками
- Выбираете мышкой файл
- Правой кнопкой меню – пункт Rename
- Набираете название файла на клавиатуре «банк федеральный 001»
- Жмете Enter, чтобы сохранить название файла
- Ставите мышь на следующий файл
- Повторяете 99 раз 1-5 пункты
Каждый файл переименовывать руками с использованием Shortcut буфера обмена
- Выбираете мышкой файл
- Правой кнопкой меню – пункт Rename
- Набираете название файла на клавиатуре
- Выделяете набранные символы, мышкой не включая последние 3 цифры
- На клавиатуре Ctrl+C
- Жмете Enter, чтобы сохранить название файла
- Ставите мышь на следующий файл
- Правой кнопкой меню – пункт Rename
- На клавиатуре Ctrl+V
- Нажимаете курсор «вправо»
- Вбиваете нумерацию «001»
- Жмете Enter, чтобы сохранить название файла
- Повторяете 99 раз пункты 7-12
Пакетное переименование файлов с использование специального Soft
- Запускаем программу ACDSee
- Выделяем мышью 100 файлов
- На клавиатуре нажимаем F2
- Набираем название файла на клавиатуре «федеральный банк »
- На клавиатуре набираем «###»
- Жмем Enter
- Все 100 файлов переименованы. Всего за 6 действий!
При различной комбинации действий, количество алгоритмов достигает полусотни!
Понятное дело, что только последний алгоритм из приведенных выше действительно эффективен. Он позволяет за полминуты переименовать 100 файлов. Заметим, что при решении аналогичной задачи последним алгоритмом 1000 файлов переименовываются за те же полминуты. А при использовании предыдущих – время на выполнение задачи линейно количеству фотографий для обработки.
Важный фактор в работе – гибкость исполнителя при выборе алгоритма работы. Если нужно решить данную задачу на своем компьютере, где установлены все необходимые программы – то выбор очевиден. Если задача решается на компьютере, где нет ACDSee, то инсталлировать ее имеет смысл при большом количестве фотографий, а если их 10-50 то мы использует «ручной алгоритм All Shortcut».
Третий – переводить свои навыки на уровень привычек. В таком случае вы сможет работать «закрытыми глазами». Для этого следует многократно повторять одни и те же действия «набивая руку» и, со временем, вы уже не будете замечать, как руки сами делают, а вы не успеваете за ними. Чем выше количество успешных выполнений – тем выше степень автоматизации действий и, тем меньше времени требуется человеку на выполнение задачи. Наблюдается прямо пропорциональная зависимость между количеством выполнений и степенью автоматизации (скорости выполнения).
В завершении разговора следует отметить, что некоторые из читателей найдут в этой статье для себя «нуль» пользы. «Я это уже давно использую!» - скажут они – «Ничего нового». Хорошо что вы можете себя отнести к такой категории. Вам повезло. Прочитав этот текст, вы получили подтверждение «верным путем идете». Для тех кто, как и я несколько лет назад, хочет улучшить свою культуру работы могу предложить пройти курс, в котором раскрывается система быстрой работы с компьютером. Самостоятельно идти к этому – потребуются годы, уже проверено! Решайте, стоит ли тратить часть драгоценной жизни на то, что можно получить в готовом виде. На блюдечке с золотой каемочкой.