Документоведение и архивоведение

НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА В СФЕРЕ АРХИВНОГО ДЕЛА

Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами. Нормативно-методические документы. Государственные стандарты. Руководство архивным делом. Федеральное архивное агентство (ФАС).

БОНУСЫ:

• Схема "Нормативно-методическая база"
• Полезные ссылки на нормативно-законодательную базу

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

Основные понятия и термины. Документ, подлинник, копия, дубликат. Классификация документов. Унифицированные системы документации. Система управления документами: делопроизводство, документирование, документооборот, оперативное хранение документов. Использование документов.

БОНУСЫ:

• Список источников и литературы
• Интеллект карта "Виды документов"

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ГОСТ Р 7.0.97–2016

Оформление документов ГОСТ Р 7.0.97 – 2016.Реквизиты документов. Требования к реквизитам, придающим юридическую силу документам. Шрифты, интервалы, нумерация страниц и разделов, заголовки разделов, оформление таблиц и др. Бланки документов. Классификация бланков. Требования к бланкам документов. Реквизиты бланков. Проектирование бланков и шаблонов документов.

БОНУСЫ:

• Текст и методические рекомендации к ГОСТ Р 7.0.97-2016
• Альбом "Как оформить реквизиты документов по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016"

СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Система организационно-распорядительных документов. Организационные документы. Составление и оформление положений, регламентов и инструкций. Распорядительные документы: составление и оформление приказов, распоряжений, протоколов. Структура приказа. Отличие приказов от распоряжений. Издание распоряжений. Протоколы. Протоколы: оформление и составление. Текст протокола. Краткие и полные протоколы. Информационно-справочные документы: оформление писем, служебных записок, актов, доверенностей.

БОНУСЫ:

• Образцы документов

ДОКУМЕНТООБОРОТ

Общие принципы обработки документов. Принципы и правила организации документооборота. Маршрутизация документопотоков. Порядок обработки входящих, исходящих и внутренних документов. Регистрация поступающих, документов и создание информационно-поисковой системы. Согласование документов. Подписание, утверждение и регистрация документов. Роль службы ДОУ в организации документооборота и совершенствовании документооборота. Регламентация документооборота в организации

БОНУСЫ:

• Рабочая тетрадь по документообороту
• Схемы документооборота и движения документов
• Примерный перечень нерегистрируемых документов
• Перечень документов, подлежащие согласованию
• Образцы журналов регистрации и учета документов

КОНТРОЛЬ

Контроль, степень и виды. Уровни контроля в делопроизводстве. Этапы контроля. Виды сроков исполнения документов. Технология контроля. Отчет по контролю за исполнением документов.

БОНУСЫ:

• Алгоритм действий использовать для работы по контролю исполнения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Номенклатура дел. Порядок разработки и ведения. Принципы систематизации документов в дела Формы номенклатуры дел. Алгоритм работы с номенклатурой дел. Сбор информации о делах. Индексация подразделений. Систематизация разделов номенклатуры и заголовков дел. Установление сроков хранения дел. Согласование и утверждение номенклатуры дел. Закрытие номенклатуры дел и составление итоговой записи. Оптимизация номенклатуры дел

БОНУСЫ:

• Методические рекомендации по разработке номенклатуры дел.
• Рабочая тетрадь номенклатура дел
• Образцы номенклатуры дел
• Схема составления номенклатуры дел

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Экспертиза ценности документов. Критерии ценности документов и разделение документов на группы в соответствии с ценностью информации. Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения. Экспертная комиссия (ЭК). Создание и организация работы ЭК по определению ценности документов. Документирование работы ЭК. Составление и утверждение протокола работы ЭК. Оформление результатов проведения экспертизы

БОНУСЫ:

• Критерии ценности документов
• Положение об экспертной комиссии

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ

Систематизация документов в дела. Признаки группировки документов в дела. Организация работы по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации. Формулирование заголовков дел. Подготовка к сдаче дел в архив. Полное оформление дел для архивного хранения. Оформление обложки дела. Нумерация листов. Составление листа-заверителя дела. Составление внутренней описи документов дела. Прием документов на архивное хранение.

БОНУСЫ:

• Инструкция по подготовке и передаче дел в архив организации
• Правила приема-передачи документов в архив организации
• Алгоритм оформления дела для архивного хранения
• Мастер-класс: Подшивка дел

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Правила по размещению дел в архиве. Поиск архивной информации. Методика поиска документов в архиве: составление пофондовых и постелажных указателей. Учет и использование и документов архива. Проверка наличия и состояния документов архива. Правила выдачи и порядок изъятия документов из архива. Правила оформления и порядок выдачи архивных справок, копий, выписок, информационных писем по различным запросам. Аутсорсинг архива: достоинства и недостатки. Возможность внеофисного хранения документов

БОНУСЫ:

• Положение об архиве
• Должностные инструкции работников архива
• Схема "Этапы организации архива на предприятии"

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ И ЭЛЕКТРОННЫЕ АРХИВЫ

Нормативно-правовая база. Управление организацией электронного архива. Документ как часть информационной системы. Понятие “электронный документ”. Форматы электронного документа: PDF. Комплектование документов. Алгоритмы работы с документом в зависимости от сроков хранения. Системы электронного хранения документов в электронной форме. Типовые функциональные требования к СЭД Функции СХЭД. Прием документов в СХЭД. Хранение как функция СХЭД. Сохранность. Проверка. Миграция. Конвертирование. Учет документов в СХЭД. Экспертиза ценности. Контроль доступа. Справочники. Передача в гос. архив.

БОНУСЫ:

• Список и ссылка на нормативно-правовую базу
• Ссылки на популярные программы СЭД и СХЭД
• Презентации и материалы к лекциям