Эффективное совещание: подготовка, проведение, организация, регламент

1. Введение. Терминология.

• Совещание как один из инструментов управленческой деятельности.
• Классификация видов совещаний: виды, формы проведения.
• Составляющие совещаний: технологическая, управленческая, эмоциональная.
• Структурные элементы эффективного совещания.
• Общие правила проведения совещаний.
• Основные и дополнительные цели совещаний.
• Выбор вида и формы проведения совещания в зависимости от стиля управления руководителя.
• Модель (дорожная карта) проведения эффективного совещания.
• Методология проведения различных видов совещания:
• совещание - подведение итогов.
• совещание для построения плана на следующий период.
• креативное совещание: разработка новых идей (мозговой штурм).
• кризисное совещание: разработка путей выхода из сложных ситуаций.

2. Подготовка к совещанию.

• Целесообразность проведения совещания, анализ текущей ситуации.
• Определение целей и задач совещания.
• Разбивка цели совещания на отдельные задачи.
• Разработка повестки дня.
• Оповещение участников и согласование времени и повестки.
• Выбор вида и формы проведения совещания.
• Список участников. Распределение ролей.
• Роль руководителя и участников совещания.
• Организация помещения.
• Подготовка материалов и техники. Наглядные визуальные материалы.
• Время для совещания, эффективная продолжительность.
• Деловой этикет.

3. Динамика совещания.

• Ролевые позиции на совещании (поведенческие шаблоны). Ключевые роли участников.
• Лидерская позиция как инструмент принятия эффективного решения.
• Методы обсуждения на совещании. Мозговой штурм, групповая работа, вовлечение участников.
• Этапы принятия решений на совещании.
• Удержание повестки дня.
• Деловые коммуникации на совещании: активное слушание, техники обратной связи.
• Методы установления согласия и выработки решений.
• Взаимодействие со сложными участниками и разрешение конфликтов.
• Возможные ошибки при проведении совещания.
• Инструменты включения всех присутствующих в активную работу над задачей.
• 7 фаз в проведении совещания.
• Роль и задачи модератора.
• Принцип 6 шляп на совещании.
• Принципы перехода от одной темы к другой в процессе совещания.
• Урегулирование конфликтов, возникающих в процессе совещания.
• Фиксирование результатов обсуждения по каждой теме.

4. Правила проведения совещания.

• Процедура «снятия погон».
• Правило очередности.
• Правило времени.
• Правило присоединения.
• Правило добавления.
• Правило движения.
• Правило последнего слова.
• Методы решения сложных задач на совещании.
• Условия эффективности неформального неструктурированного обмена мнениями. Возможности и риски подобной дискуссии.
• Закономерности развития групповых процессов, протекающих на совещании.
• Технологии создания конструктивного взаимодействия на совещании.
• Взаимодействие со сложными участниками совещания. Совещание в условиях конфликта интересов и/или позиций.
• Закономерности мыслительных процессов при решении слабоструктурированных задач.
• Факторы, влияющие на эффективность коммуникаций, роль внимания в процессе общения.
• Искусство быть услышанным и понятым: активное и эмпатическое слушание, создание гармонии общения.
• Понятие спора, виды споров.
• Общие правила ведения правильного спора.

5. Организация и контроль исполнения решений, принятых на совещании.

• Оценка эффективности и результативности совещания.
• Протокол совещания: проекты решений, ведение, составление, рассылка.
• Правила подготовки отчетов для участников.
• Реализация решений и отслеживание исполнения.
• Модели принятия решений группой. Их возможности и риски. Выбор оптимальной модели.
• Ответственность и вовлеченность участников в процесс разработки и принятия решений. Выбор «необходимого и достаточного» уровня.
• Декомпозиция принятого решения. Матрица ответственности.
• Формализация решений.
• Поручение задач исполнителям.