Специалист архива

Нормативно-правовая база в сфере архивного дела

Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами. Нормативно-методические документы. Государственные стандарты. Руководство архивным делом. Федеральное архивное агентство (ФАС).

Бонусы:

• Схема "Нормативно-методическая база"
• Полезные ссылки на нормативно-законодательную базу

Архив организации. Виды архивов и их функции и задачи

Виды архивов и их функции и задачи. Этапы организации архива на предприятиях различных форм собственности. Структура архива организации. Основные организационные документы архива. Положение об архиве, должностные инструкции сотрудников. Обязанности, задачи и права архивных работников

Бонусы:

• Положение об архиве
• Должностные инструкции работников архива
• Схема "Этапы организации архива на предприятии"

Номенклатура дел. Составление, оформление и ведение

Номенклатура дел, Виды номенклатуры дел Алгоритм составления и оформления номенклатуры дел. Систематизация разделов номенклатуры и заголовков дел. Согласование номенклатуры дел с экспертной комиссией и ведомственными архивами. Правила утверждения и подписания номенклатуры дел. Ведение номенклатуры дел в течение календарного года. Закрытие номенклатуры дел

Бонусы:

• Методические рекомендации по разработке номенклатуры дел
• Образцы номенклатуры дел
• Схема составления номенклатуры дел

Организация текущего хранения документов

Организация работы по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства. Формирование дела для последующего хранения

Бонусы:

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов
• Презентации и материалы к лекциям

Экспертиза ценности документов. Организация работы экспертной комиссии

Экспертиза ценности документов. Экспертная комиссия (ЭК). Создание и организация работы ЭК по определению ценности документов. Документирование работы ЭК. Составление и утверждение протокола работы ЭК. Оформление результатов проведения экспертизы

Бонусы:

• Презентации и материалы к лекциям
• Критерии ценности документов
• Примерное положение об экспертной комиссии организации
• Положение об экспертной комиссии

Правила применения перечней со сроками хранения

Критерии ценности документов и разделение документов на группы в соответствии с ценностью информации. Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения Правила применения Перечней со сроками хранения при составлении номенклатуры дел

Бонусы:

• Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов

Формирование дел

Систематизация документов в дела. Признаки группировки документов в дела. Организация работы по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации. Формулирование заголовков дел

Практикум:

• Заголовки дел. Последовательность расположения заголовков дел

Передача дел в архив

Подготовка к сдаче дел в архив. Полное оформление дел для архивного хранения. Оформление обложки дела. Нумерация листов. Составление листа-заверителя дела. Составление внутренней описи документов дела. Прием документов на архивное хранение.

Бонусы:

• Инструкция по подготовке и передаче дел в архив организации
• Правила приема-передачи документов в архив организации
• Алгоритм оформления дела для архивного хранения
• Мастер-класс: Подшивка дел

Организация работы архива на предприятии

Организация хранения документов в архиве. Требования к зданию и помещениям архива Оборудование для хранения архивных документов. Нормативные режимы хранения архивных документов. Правила по размещению дел в архиве. Поиск архивной информации. Аутсорсинг архива: достоинства и недостатки. Возможность внеофисного хранения документов

Ведение информационно-справочной работы по документам архива

Учет и использование и документов архива. Проверка наличия и состояния документов архива Методика поиска документов в архиве: составление пофондовых и постелажных указателей. Учет и использование и документов архива Составление, ведение, учет архивных описей

Бонусы:

• Гайд «Порядок организации навигации по архиву»

Организация использования документов архива. Исполнение запросов в архиве

Исполнение запросов в архиве. Правила выдачи и порядок изъятия документов из архива. Правила оформления и порядок выдачи архивных справок, копий, выписок, информационных писем по различным запросам.

Бонусы:

• Гайд «Порядок действий и советы по уменьшению рисков»
• Шаблоны документов: Протокол о выемке документов. Акт изъятия документов

Архив по личному составу

Классификация документов по личному составу. Сроки хранения документов по личному составу и других кадровых бумаг в организации. Дела по личному составу в отделе кадров и в бухгалтерии. Требования к организации хранения документов по личному составу и их использованию. Какие особенности архивного хранения приказов по личному составу и оснований к ним. Персональные данные в архиве по личному составу. Порядок передачи кадровых дел из архива организации на хранение в государственный или муниципальный архив, в том числе в случае реорганизации или ликвидации организации.

Бонусы:

• Схема «Передача личных дел на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив»
• Схема «Порядок передачи дел на хранение в государственный (муниципальный) архив»

Электронные документы и электронные архивы

Нормативно-правовая база. Управление организацией электронного архива. Документ как часть информационной системы. Понятие “электронный документ”. Форматы электронного документа: PDF. Комплектование документов. Алгоритмы работы с документом в зависимости от сроков хранения. Системы электронного хранения документов в электронной форме. Типовые функциональные требования к СЭД Функции СХЭД. Прием документов в СХЭД. Хранение как функция СХЭД. Сохранность. Проверка. Миграция. Конвертирование. Учет документов в СХЭД. Экспертиза ценности. Контроль доступа. Справочники. Передача в гос. архив.

Бонусы:

• Список и ссылка на нормативно-правовую базу
• Ссылки на популярные программы СЭД и СХЭД
• Пять документов, чтобы сдать в архив электронные дела
• Памятка "Особенности электронных документов"
• Шаблоны описей электронных документов и Актов уничтожения
• Презентации и материалы к лекциям

Доступ на курс предоставляется:

• на тарифе “Без обратной связи” на 180 дней
• на тарифе “С обратной связью” на 360 дней