Организация архивного хранения документов по личному составу: от номенклатуры до передачи в государственный архив

Законодательное регулирование и виды документов по личному составу.

Понятие «документы по личному составу»:

• Перечень документов, подтверждающих трудовой стаж и зарплату (приказы по личному составу, личные карточки (Т-2), лицевые счета по зарплате, трудовые договоры, невостребованные трудовые книжки).
• Особенности хранения документов, подтверждающих вредный стаж (льготный стаж для досрочной пенсии).
• Обзор законодательных и нормативных актов. Ответственность работодателя за утрату документов по личному составу (административная, субсидиарная ответственность перед пенсионным фондом).

Формирование и оперативное хранение в кадровой службе.

Номенклатура дел организации:

• Как правильно сформировать дела в текущем делопроизводстве, чтобы потом не переделывать для архива.
• Индексация дел по личному составу.

Формирование дел:

• Принципы группировки приказов (отличие приказов по основной деятельности от приказов по личному составу).
• Нельзя подшивать в одно дело документы с разными сроками хранения (типичные ошибки).
• Систематизация личных дел при увольнении сотрудников.
• Экспертиза ценности: как проводить отбор документов для дальнейшего хранения и уничтожения.
• Роль Центральной экспертной комиссии (ЦЭК / ЭК).

Подготовка к передаче в архив организации. Оформление дел.

Этапы подготовки:

• Полное или частичное оформление дел (подшивка, нумерация листов, оформление обложки).
• Составление внутренней описи.
• Оформление листа-заверителя.

Составление описей:

• Структура описи дел по личному составу.
• Как правильно писать заголовки дел, чтобы Пенсионный фонд (СФР) принял документ.

Электронный архив и актуальные вопросы.

Электронный документооборот (ЭДО) и личный состав:

• Можно ли хранить приказы по личному составу только в электронном виде?
• Электронные трудовые книжки
• Требования к системам хранения электронных документов (совместимость, форматы, ЭЦП).

Ликвидация и реорганизация организации:

• Куда сдавать документы по личному составу при ликвидации.

Выдача справок и копий:

• Сроки исполнения запросов граждан (пенсионные, социальные).
• Архивная справка: форма и содержание.

Разбор ситуаций от слушателей.