Предлагаем вашему вниманию отчет компании НОУ "Институт проблем предпринимательства" об интервью с профессором кафедры трудового права Российской Академии Правосудия при верховном суде РФ и высшем арбитражном суде РФ Валентиной Ивановной Андреевой, которое состоялось 26 марта 2005 года на мастер-классе «Документирование основных функций деятельности кадровой службы. Новое в кадровом делопроизводстве». В интервью мы постарались включить наиболее, на наш взгляд, актуальные вопросы. Благодарим всех посетителей сервера, приславших свои вопросы для интервью.
Валентина Ивановна, возникло несколько вопросов от наших читателей и участников семинаров. Мы сейчас постараемся на них ответить с Вашей помощью.
Антонина (antipova@*.ru):
Уважаемая Валентина Ивановна!
Я со своим вопросом уже обращалась на форум кадровик.ру, но, видимо, мой вопрос не очень заинтересовал коллег, и поэтому ответа я не получила. Обращаюсь к Вам, как к первоисточнику возникновения моего вопроса. В одном из номеров журнала «Справочник кадровика» вы ответили, что «Согласно ст.66 ТК РФ должна применяться только трудовая книжка установленного образца. Если трудовая книжка не соответствует государственному образцу, по последнему месту работы выписывается дубликат трудовой книжки. А в одном документе я читала, что, начиная с IV или VI (точно не помню, но могу поднять, если надо) и далее серия указывается черным шрифтом, а номер - красным. У меня много книжек, в которых и серия и номер напечатаны черным шрифтом, или наоборот - все красным. Является ли это подтверждением того, что книжка фальшивая и должна ли я её менять? Мне, конечно, легче сделать вид, что я ничего не знаю, но людей-то потом будут гонять? Или на это никто не обращает внимания? Как на практике?
Валентина Ивановна: Серия и номер трудовых книжек печатались красным цветом до 4 серии. Начиная с 4 серии, серия печаталась черным, номер – красным цветом (до конца издания книжек образца 1974 года). Поэтому если серия и номер есть как таковые, то они являются настоящими и книжка является подлинной. Обращать внимание нужно не только на серию и номер, но и на бумагу – она должна быть с водяными знаками, нужно обращать внимание на надпись «Госзнак 1974» на последней странице книжки образца 1974 года. Также нужно обращать внимание на состав самой серии и номера: серия должна включать римскую цифру, в книжках того периода у нас были римские цифры от I до IX, номер был 7-значным. Если есть отклонение от количества цифр в номере, то это уже вызывает сомнения в подлинности книжки и изготовлении её Госзнаком. В последние годы у нас были ксерокопированные бланки, т.е. с одинаковой серией и номерами. Есть ещё одна большая проблема – не соответствие серии и номера году заведения книжки.
Пример: книжка заведена в 1998 году, а серия у неё AT VIII. Серии АТ VIII ещё не было в 1998 году – это значит, что сама книжка может быть и настоящая, если её проверить досконально, но записи получаются фальшивыми, потому что в 1998 году не могли завести книжку такой серии.
Здесь много таких аспектов. Сказать в каком году какая выходила серия мы не имеем права - это закрытая информация Госзнака и не подлежит распространению.
Ушакова Елена (elenaush@*.ru):
Здравствуйте, Валентина Ивановна!
Вносится ли запись в трудовую книжку о времени обучения на дневных отделениях вновь поступившим сотрудникам, не работавшим до и во время обучения и не имевщим трудовой книжки до поступления на работу на данное предприятие? Или по-другому: по окончании института, не имея трудовой книжки, бывший студент поступает на работу. На предприятии заводится его трудовая книжка. Какая запись должна быть вначале: о времени учебы или это не должно указываться?
Пожалуйста, ответьте, т.к. мне не удается найти соответствующих указаний в инструкциях. В разных трудовых книжках я видела записи о времени обучения, которые вносились не учебным заведением, т.к. у студента не было трудовой книжки, а предприятием, на которое поступил работник на основании Диплома.
С уважением, Ушакова Елена
В.И.: Обучение на дневных отделениях ВУЗов, техникумов, колледжей и т.д. вносилось только в трудовую книжку предыдущего образца 1974 года. Смысл вносить эту запись был только до 1 января 2002 года. С 2002 года действует новый закон о трудовых пенсиях. Обучение на дневном отделении теперь в стаж не входит, поскольку нет перечислений в пенсионный фонд и поэтому в современные книжки и книжки старого образца, которые мы продолжаем вести, обучение не вносится.
Наталия:
Добрый день! Подскажите, пожалуйста: директор увольняется по собственному желанию, предупредив учредителей за 30 дней в соответствии со статьей 280 ТК Досрочное расторжение трудового договора по инициативе руководителя организации. Кто подписывает приказ на увольнение директора, он сам? На какую статью надо ссылаться в трудовой: 77-ю или 280-ю? Спасибо.
В.И.: Директор акционерного общества и общества с ограниченной ответственностью сам не поступает на работу и не увольняется сам, поэтому никаких приказов о его приеме/увольнении не бывает. Есть решение коллективного органа (собрание акционеров или учредителей), поэтому должен быть протокол, в котором должно быть записано «назначить» или «освободить от занимаемой должности», причина – его желание, ссылка на 280 статью. Приказа здесь быть не может. Единственный приказ, который можно издать – это приказ руководителя о том, что он слагает с себя полномочия руководителя в соответствии с решением акционеров, заключенным в протоколе. На такой приказ и протокол можно сослаться, но протокол будет, собственно, об увольнении (решение), а приказ о том, что руководитель прекращает свою деятельность как руководитель с такого-то числа – это не приказ об увольнении.
Любовь Александровна (lubov@*.ru):
Сотрудником предприятия утеряна трудовая книжка, нашей организации необходимо оформить дубликат. Со слов работника известен общий трудовой стаж, но нет документального подтверждения. Как правильно оформить дубликат трудовой книжки в этом случае?
Заранее благодарна за ответ.
С уважением, Любовь Александровна
В.И.: Стаж подтверждается только документально. Со слов ничего в книжку записывать не допускается. Даже если мы это впишем – это не будет иметь юридической силы – работнику этот стаж не зачтут, поэтому пока он не соберет все документы, подтверждающие стаж, выписать дубликат невозможно.
Ольга Владимировна (RolgaV@*.ru):
Подскажите, пожалуйста, каким приказом оформляется замещение на время болезни или отпуска (униф. форма приказа), является ли это кадровым перемещением?
В.И.: Унифицированной формы нет, берется обычный бланк приказа, который есть у секретаря и на котором пишутся приказы по основной деятельности и на таком приказе пишется «на время отпуска» или «на время болезни» возложить исполнение обязанностей на такого-то сотрудника.
Марина (marina@*.ru):
Здравствуйте, Валентина Ивановна.
Очень прошу ответить на мой вопрос:
Правомерно ли вносить в трудовую книжку запись об увольнении на основании ст.80 ТК РФ?
Если нет, то почему... и что делать, если такая запись существует?
В.И.: Запись об увольнении по собственному желанию вносится на основании пункта 3 статьи 77. Об этом прямо сказано в пункте 15 Правил ведения трудовых книжек, которые были утверждены постановлением правительства РФ 16 апреля 2003 года. Несмотря на то, что с точки зрения теории права, более правильно было бы ссылаться на 80 статью, но по тем указаниям правительства, которые сейчас существуют, ссылаемся мы на пункт 3 статьи 77.
Работнику, у которого неверно сделана ссылка при увольнении (неверно указан номер статьи), нужно обратиться в организацию, где его уволили, чтобы там признали эту ошибку, переделали приказ, сделали ему исправление в трудовой книжке, что запись за номером таким-то недействительна, уволен по собственному желанию (п. 3 ст. 77). К сожалению, сейчас эта точка зрения является официальной, хотя теоретически она спорная. Например, в Москве если сотрудник уволен по 80 статье, то его не регистрируют как безработного. Т.е. последствия даже такие, поэтому работнику необходимо сделать исправления, чтобы ссылка была на п. 3, ст. 77.
Вершинин Геннадий Фёдорович (vgf@*.ru):
Уважаемая Валентина Ивановна!
Нужно ли писать должностную инструкцию директору?
На мой взгляд нет, поскольку он руководствуется положением о предприятии (мы структурное подразделение университета с правами предприятия), как у нас, или Уставом как в большинстве предприятий.
Далее как правильно именовать документ Положение о главном инженере или службе главного инженера. Нужна ли ему к положению должностная инструкция. И нужны ли должностные инструкции для других руководителей у которых есть положение я о подразделениях?
Какая есть практика на каком уровне можно не иметь положений о подразделениях (группа, участок и т.д.)?
Спасибо за ответ
В.И.: Должностные инструкции и положения о должностях – это документы, которые у нас существуют традиционно с прошлых времен, не оговорены никакими нормативными актами, за исключением рекомендательных, в том числе издаваемых, например, Министерством труда, но только в качестве рекомендации. Поэтому невозможно сослаться ни на какой нормативный акт, который бы четко говорил, что нужно писать должностную инструкцию директора или нужно написать, например, положение о директоре. Иногда даже пишут «Положение о дирекции». В силу того, что директор является первым руководителем организации, мы, опять же традиционно, наверное, благодаря такому чинопочитанию, пишем положение о директоре – по сути, это та же должностная инструкция.
Должностные инструкции обычно пишутся на работников – начиная от заместителя и до самого рядового работника. На директора пишется, например, положение о генеральном директоре, можно написать и положение о дирекции. Регламентации никакой нет. Можно в уставе отрегулировать все, что связано с директором, и не писать больше никаких документов.
Вершинин Геннадий Фёдорович (vgf@*.ru):
Уважаемая Валентина Ивановна!
Я не могу найти пример оформления документа, который можно именовать, как «описание рабочего места». Он необходим для рабочих профессий, у специалистов его заменяет должностная инструкция. Содержательная часть в ТКС, а вот в правильным оформлением проблема.
Подскажите где взять, если встречались с этим документом. Может, есть нормативный акт на эту тему.
В.И.: Все, что касается описаний рабочих мест или обязанностей, технологий – это законодательно никак не закреплено, нормативного регулирования, как это было при социализме в ведомственном плане, т.е. администерств и ведомств (как руководящих органов) больше нет, поэтому каждая организация разрабатывает самостоятельно.
Описание, например, рабочего места может быть необходимо для рабочих и для тех, у кого много технических функций. Что касается рабочих мест специалистов и служащих, то, как правило, не делается никаких описаний, оформляются должностные инструкции. Здесь нужно индивидуально посмотреть, что требуется конкретно в этой организации.
Иногда пишут технологическую карту, которая тоже является описанием рабочего места, например, железнодорожники пишут инструкционную карту, кто-то пишет функциональные обязанности, кто-то пишет описание технологического процесса, технологических процедур – это зависит от того, какое рабочее место. Если это рабочее место связано с возможностью причинения вреда здоровью человека (током может ударить, горячие материалы используются или ещё какая-либо опасность) – здесь пишут рабочие инструкции, технологические инструкции, которые показывают, что нельзя трогать, куда, как правильно нажать, чтобы не было аварий, травм и гибели. А для служащих это описание их функций. Нужно конкретизировать о каких местах идет речь.
Наталья (info@*.ru):
Здравствуйте, Валентина Ивановна!
Вопрос по ведению трудовой книжки: у сотрудника закончилась трудовая книжка, последняя запись указана неверно. Теперь нужно заводить новую книжку или можно купить вкладыш, в котором можно сделать правильную запись?
В.И.: Новая книжка здесь не нужна, нужно дополнить книжку вкладышем и на вкладыше можно уже сделать предусмотренное правилами исправление, т.е. запись за номером таким-то недействительна, сделать правильную запись.
Курапеев Илья Семенович (kurapeev_i@*.ru):
Буду Вам чрезвычайно признателен, если ответите на вопрос:
какими нормативными актами сегодня регламентируется порядок замещения вакантных должностей для научных сотрудников НИИ? Распространяется ли на них Приказ № 167 Министерства образования РФ 6 августа 1999 г. и Положение о порядке замещения должностей профессорско-преподавательского состава образовательных учреждений высшего профессионального образования.
Заранее благодарю,
Заведующий лабораторией анестезиологии, реаниматологии и
искусственного кровообращения НИИ кардиологии имени В.А. Алмазова
Доктор медицинских наук, профессор Курапеев Илья Семенович
В.И.: Этот вопрос регулировался специально в 2003 году, вопрос об избрании на конкурс работников в сфере учебных заведений, научных учреждений. Нужно поднять документацию (достаточно объемную), которая пересматривалась в 2003 году. Можно даже посмотреть, начиная с 2002 года, что по этому поводу Министерство образования и науки писало. Однозначно ответить невозможно. Там написана очень четко вся процедура: как подается на конкурс, какие документы, на сколько это лет, как дальше заключать договор, когда он должен прекращаться.
Ирина Васильевна (bektemir@*.ru):
Добрый день! У нас на предприятии между главбухом и нач. ОК возникает спор: нужен ли приказ об утверждении штатного расписания и самое главное кто его регистрирует. На предприятии нет секретариата, есть ОК и бухгалтерия. И кто, какая служба в данном случае занимается самим штатным расписанием? Спасибо
В.И.: Штатное расписание имеет унифицированную форму Т3, которая закреплена в альбоме унифицированных форм, утверждаемом периодически статистикой. Последний альбом был от 5 января 2004 года. Совершенно четко в этом альбоме, в этой форме сказано, что штатное расписание должно утверждаться приказом, но этот приказ не является приказом кадровым – это приказ по основной деятельности и вести его может любая служба, которая занимается общим или административным делопроизводством: где-то это секретарь, где-то это канцелярия, управление делами и т.д. Если не создана такая служба или нет такого специалиста, значит любой другой сотрудник, которого назначил руководитель или на которого он возложит эту обязанность, будет регистрировать эти приказы.
Здесь трудно сказать на кого это нужно возложить – с одинаковым успехом это может делать как кадровик, так и бухгалтер, потому что и то и другое для них будет либо совмещением профессий, либо совместительством, потому что это совершенно другой участок работы. Очень странно, что нет такой должности, такого работника, потому что очень много приказов создается по основной деятельности: протоколы, переписка, акты. Кто ведет всю эту документацию – это вызывает вопрос. Я бы даже сказала, если эта организация небольшая и там не требуется большого штата, то скорее нужен секретарь, который будет параллельно кадровиком, а не кадровик в отсутствии секретаря – это совершенно не нормальное явление. Конечно, такого рода приказ ближе может быть кадровику, потому что он больше связан со штатным расписанием, но с таким же успехом можно сказать, что и к бухгалтеру это относится, потому что там, допустим в этом штатном расписании 5 клеточек для кадровика, 4 клеточки для бухгалтера. Оплата, надбавки – это бухгалтерия, а должность и штаты – это кадровик. Лучше, конечно, назначить человека, который будет вести все эти приказы.
Балабанова Анастасия (formula.spb@*.ru):
Имеет ли право частный предприниматель (работодатель) делать записи в трудовых книжках своих работников?
В.И.: Не имеет такого права, потому что статья 309 Трудового Кодекса прямо ему это запрещает. Это, конечно, ущемление прав частного предпринимателя, но пока мы не добились отмены этого положения.
Ирина (adyg-inter@*.ru):
Каков порядок действий кадровика в процессе реорганизации предприятия в форме присоединения?
В.И.: Если у кадровика нет четкого понимания, что это такое – нужно, конечно, посмотреть гражданский кодекс, где написано что такое реорганизация в форме присоединения, разделения и т.д.
При реорганизации происходит изменение штатного расписания, о чем работники должны предупреждаться за 2 месяца, кроме того, такого рода реорганизация не должна по закону сопровождаться, например, увольнениями работников. Работники фактически остаются в новой организации, им только пишут в трудовой книжке, что организация такая-то, такого-то числа преобразована в такую-то организацию. Предупредить об этом работников нужно. Если из-за того, что происходит реорганизация, меняется что-то в трудовой функции, то работник об этом должен быть предупрежден: как поменяется его трудовая функция, будет ли новый вид работ, может оплата будет другая, особенно, если она уменьшится, или премии исчезнут.
Вопрос реорганизации очень серьезный – это существенное изменение условий трудового договора. Человек поступал в одну организацию, а теперь он фактически будет в другой организации и, хотя его организация не ликвидирована (поэтому он не уволен с соответствующим выходным пособием), у него может поменяться очень многое. Как правило, такие реорганизации не выполняются механически: тебе просто написали другое название и все – здесь нужно предупреждать работника. Если работники соглашаются работать в новых условиях сразу, не ожидая двух месяцев, они могут написать об этом заявление и приступить к новому режиму сразу. Работники имеют право 2 месяца размышлять – работать ли им в новой организации или нет.
Александра:
В нашу компанию пришел сотрудник с трудовой книжкой начатой в Казахстане со стажем работы с 03.2000 по 11.2002, теперь он гражданин России и его надо трудоустроить. Пожалуйста подскажите как быть: завести трудовую книжку российского образца и сделать запись о трудовом стаже в Казахстане? и будет ли она дубликатом?
Заранее спасибо.
В.И.: Дубликатом она не будет потому, что дубликат выписывается тогда, когда утерян подлинник. Формально у нас должна быть книжка утвержденного образца, который разрабатывает Минфин в соответствии с постановлением правительства РФ. Нужно, прежде всего, посмотреть, что это за бланк, как он выглядит.
Что касается стажа его работы в Казахстане, то нужно понимать, что если работник не перечислял деньги со своего заработка в пенсионный фонд РФ, то ему этот стаж, соответственно, не засчитывается. Если трудовая книжка работника не соответствуют российской книжке, то работнику нужно не дубликат выписать, а выписать новую трудовую книжку РФ. С этого момента, при условии перечисления денег в пенсионный фонд, у работника пойдет стаж на территории Российской Федерации.
В какой пенсионный фонд (какой страны) работник перечисляет деньги, та страна и платит ему пенсию.
Перова Мария Анатольевна (maria.p@*.ru):
Вноситься ли запись в трудовую книжку о совмещении профессии и как?
Заранее благодарю.
В.И.: Совмещение профессий в книжке не отражается. Если работнику нужно это показать для профессионального стажа, то он берет справку об этом. В книжку вносится только совместительство (не совмещение) и только по желанию работника.
Лариса (larnir-5@*.ru):
Я считаю, что не нужно запрашивать при приеме на работу заявление о приеме от работника. Но в Ваших статьях я встречалась с этим документом. Подскажите, брать или не брать заявление о приеме на работу, ведь в ТК РФ об этом документе ничего не сказано...
В.И.: Заявление о приеме на работу не требуется, юридического смысла не имеет, за исключением государственных служащих, у которых заявление предусмотрено законом. Когда речь идет о таком документе как заявление – сейчас осталось очень мало осталось случаев, когда этот документ требуется, например, при переносе отпуска или увольнении по собственному желанию. При приеме на работу трудовые отношение возникают только на основании заключенного трудового договора, заявление не имеет юридического смысла, оно не порождает юридических последствий, поэтому оно совершенно не нужно. В моих статьях никогда не было написано, что требуется заявление при приеме на работу.
Спасибо, Валентина Ивановна, что ответили на вопросы наших читателей и слушателей.