Современный менеджер, задумывающийся о своей эффективности, не может пройти мимо электронных способов планирования и организации личной работы. Мой опыт консультирования в области личного и корпоративного тайм-менеджмента показывает, что различные супер-современные высокотехнологичные средства могут не только экономить личное время, но и отнимать его. Всем нам прекрасно знакома картина: личное планирование ведется в Outlook, который синхронизируется с Palm, к которому добавляется планировщик в мобильном телефоне, который… И в результате сверхсрочное и сверхважное дело записывается на красном стикере и прилепляется на монитор, потому что иначе оно утонуло бы в этих технотронных безднах.
В этой статье мы рассмотрим некоторые достоинства планирования с помощью бумажных носителей информации, о которых не стоит забывать менеджеру, выбирающему ноутбук или карманный компьютер (КПК, handhold PC). Постепенная компьютеризация личной работы, а также ее переход на мобильные носители типа КПК и ноутбуков – процесс неизбежный. Именно поэтому важно не забывать и использовать лучшие свойства старых добрых органайзеров и ежедневников, которые можно и нужно сочетать с новейшими техническими приспособлениями.
Личным опытом применения карманных компьютеров и бумажных средств планирования поделятся участники Тайм-менеджерского сообщества – менеджеры, консультанты и предприниматели, объединенные идеями личной эффективности и личного развития. Бурные дискуссии вокруг карманных компьютеров, проходившие на форумах сайта «Организация времени» www.improvement.ru, позволили сформулировать несколько основных особенностей бумажных носителей, благодаря которым эти «динозавры» будут еще долго оставаться неизменной частью нашей повседневной работы.
Особенность первая: бумага материальна, осязаема, может нести «неформализованную» информацию.
Работая с карманным компьютером, вы имеете очень ограниченные возможности для самовыражения. КПК клавиатурного типа (Psion, Fenom, и т.п.) позволяет фиксировать мысли с помощью клавиатуры, а также делать записи или зарисовки с помощью пера-стилуса. Проблема в том, что личная работа нагружена эмоциями, впечатлениями, которые очень трудно перевести в «оцифрованную» форму. Как говорит участник ТМ-сообщества Вадим Иванов, ведущий специалист Управления менеджмента проектов компании Сибинтек: «Когда я записал какую-то задачу или мысли во время беседы на листочек бумаги, это уже не просто мысль. Я ее перечитываю – и она тянет за собой все эмоции и ассоциации, связанные с беседой. Таким образом, полностью отказаться от бумаги в пользу КПК – значит обеднить свою систему планирования, сделать ее слишком механической и неживой. Хотя, конечно, по мере того как сканеры становятся все дешевле и компактнее, открываются новые возможности для объединения бумаги и карманных компьютеров. Например, я веду свой архив в программе Golden Section Notes, которая позволяет хранить и графическую, и текстовую информацию вместе. То есть я просто сканирую свою записку, вставляю ее в соответствующий файл, и, не потеряв эмоций, приобретаю возможность копировать эту информацию, посылать ее по e-mail, и т.д.»
Вторая особенность бумажных носителей – высокая оперативность текущей работы.
Дмитрий Литвак, руководитель проектов компании Арсеналъ, считает простоту работы одним из важнейших преимуществ бумажных носителей планов и списков задач. Дмитрий распечатывает дневные задачи и контакты на один лист бумаги, который легко вложить, например, в обложку от паспорта. Он так отзывается о функциональности этого способа планирования: «Где бы я ни находился, у меня в любой момент времени в результате одного движения одной руки перед глазами оказывается именно та информация, которая по моему же личному решению необходима мне именно сегодня.
Я полностью согласен с выработанной Робертом Хаитани формулой: Уровень Раздражения Пользователя – это Частота Повторения Операции, помноженная на Трудоёмкость Операции. Другими словами, вроде бы просто – открыть портфель, достать тот же Fenom, включить и посмотреть расписание. Однако часто повторяемая совокупность простых операций очень быстро начинает бесить. А попробуйте, пользуясь одной рукой, добраться до расписания в том же Palm`е. Так что работа с КПК – это нескончаемое откладывание». Но ведь сильные идеи и решения – основной результат деятельности любого менеджера – не приходят по заказу. Они часто настигают нас в самое неподходящее время. И именно в такие моменты нет ничего лучше старой доброй бумаги.
Другой пример применения бумажных носителей для повышения оперативности планирования и управления приводит Николай Водолазский, консультант компании TopS Business Integrator. «Еще во времена моей менеджерской практики я разработал для себя предельно простую и удобную в использовании систему оперативного контроля деятельности моих подразделений. Система заключалась в разноцветных стикерах, которые я прилеплял на края монитора в определенном порядке. За день таких «контролек» прилеплялось и отлеплялось до нескольких десятков. Спрашивается, зачем тратить время на перевод «контрольки» в электронный вид, если она живет всего несколько часов или даже минут?»
Наконец, бумажные носители открывают более широкий простор для творчества, чем электронные.
Действительно, в любых электронных средствах организации времени заложены некоторые технологии планирования, которые их создатели считают оптимальными. Но ведь тайм-менеджмент – вещь, требующая «индивидуального пошива». Вам никогда не подойдут методы «с чужого плеча» – систему личного планирования нужно подгонять и перестраивать под себя. И в этом смысле любой бумажный носитель гораздо более гибок, чем электронный.
Развивая эту мысль, Олег Смирнов, руководитель Технологического бюро Корпорации Парус, подчеркивает: важна не столько техническая реализация системы персонального планирования, сколько методы, лежащие в ее основе. «Для меня органайзер – нечто большее, чем инструмент. Органайзер в первую очередь – это технология. Почти стиль жизни. Жизнь не должна зависеть от батареек и крепости магнитного слоя накопителя информации, не так-ли?»
Поэтому Олег, основываясь на личном опыте перехода с бумажного органайзера на Outlook, считает, что начинать налаживание личного тайм-менеджмента нужно обязательно с бумажных носителей – они позволяют найти оптимальную для себя технологию планирования. И только после того, как вы нашли эту технологию, есть смысл вырабатывать способы ее «автоматизации».
Подведем итоги. Хорошо известные достоинства карманных компьютеров и вообще электронных средств планирования делают их незаменимыми для современного менеджера. Это возможности автоматического напоминания о задачах, легкого дублирования информации, удобной мобильной коммуникации, и т.д. Но эти же достоинства в определенных ситуациях оборачиваются недостатками: карманный компьютер более сложен в использовании, чем простое бумажное расписание или органайзер; карманный компьютер более жестко навязывает вам определенную систему планирования; и наконец, карманный компьютер пока не позволяет «электронизировать» эмоциональную информацию, которая легко фиксируется с помощью бумаги.
Таким образом, проектируя персональную систему планирования, подбирая ноутбук, КПК, программу для управления временем – необходимо обязательно учитывать возможности и достоинства бумажных носителей. В следующих статьях мы подробно расскажем о том, как из всего богатства электронных и бумажных инструментов выбрать оптимальные именно для вас модели, и как построить на их основе наиболее эффективную систему «автоматизации» личной работы.