Деловая переписка

Понятие «деловая переписка»

• Виды деловой переписки (деловое письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение)

Классификация деловой переписки

• Административная (служебная) переписка. Коммерческая переписка.

Общая характеристика основных разновидностей деловых писем:

• Письма-просьбы, запросы, ответы, сопроводительные письма, гарантийные, письма-приглашения, поздравления, благодарности, предложения, напоминания, требования, информационные, извещения и др.

Оформление деловых писем:

• Бланк письма, состав реквизитов делового письма и особенности их оформления; способы удостоверения деловых писем (подпись, печать), визирование деловых писем, оформление дат, регистрационного номера и др.

Особенности ведения коммерческой переписки

• Письмо-запрос, ответ на запрос. Коммерческое предложение (оферта). Твердое предложение и свободное предложение. Обязательные условия твердого предложения. Структура текста коммерческого предложения. Языковые формулы, используемые для описания предмета предложения, качества и количество товара, цены и стоимости, условий поставки и условий платежа, сроков поставки, базиса поставки и др. Отличие коммерческого предложения от рекламного письма. Ответ на предложение. Подтверждение (акцепт) оферты. Письмо-отказ. Структура писем, применяемые языковые формулы. Коммерческие письма по согласованию условий коммерческого предложения.

Претензионное (рекламационное) письмо

• Цель претензионного письма, основания предъявления претензии. Общие требования к оформлению претензионного письма: организация - автор претензии, адресат претензии, сумма и предмет претензии. Структура текста письма, формулировка условий претензии. Документы-приложения к претензионному письму. Реакция на претензию.

Деловой этикет

• Способы обращения к адресату, заключительные этикетные фразы. Формулирование просьбы, запроса, напоминания, требования. Выражение благодарности, сожаления, сочувствия, приглашения, поздравления и др. Формулировки отказа. Способы изложения текста письма (изложение от 1-го лица единственного числа и от 1-го лица множественного числа).

Текст письма

• Композиционная структура делового письма. Способы изложения содержания в тексте письма. Коммуникативно-смысловая структура текста письма. Простые (одноаспектные) и сложные (многоаспектные письма). Приемы составления деловых писем. Особенности составления отдельных разновидностей деловых писем (письмо-просьба, письмо-ответ (согласие, отказ), сопроводительное письмо, гарантийное письмо, рекламное письмо и др.). Письма, составляемые в проблемных ситуациях.

Язык и стиль делового письма

• Стандартные языковые формулы (клише) в деловой переписке. Особенности употребления отдельных категорий слов в деловой переписке. Построение словосочетаний и предложений. Анализ типичных языковых ошибок.

Правила внешнего оформления делового письма: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, прописные и строчные буквы и др.

Практикум по составлению деловых писем. Разбор вариантов писем, предлагаемых слушателями.