Деловая переписка как способ эффективной корпоративной коммуникации

1. Влияние деловой переписки на имидж компании и отдельного сотрудника

• Цели и задачи деловой переписки
• Функции делового письма: чем отличаются письма с разными функциональными задачами
• Критерии эффективности деловой переписки

2. Классификация деловых писем по назначению в системе деловой коммуникации. Основания для классификации деловых писем

Характеристика основных разновидностей деловых писем и особенности написания текста:

• письма-просьбы
• запросы, ответы
• сопроводительные, гарантийные письма
• письмо-претензия
• письмо-сообщение, извещение, уведомление
• предложения, рекламное письмо
• напоминания, требования, информационные извещения

Этикетные письма (приглашения, поздравления, благодарности, извинения, соболезнования)

3. Оформление деловых писем

• ГОСТ Р6.30.2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97–2016: правила оформления деловых писем
• Этапы и методы построения делового письма
• Технология и концепция деловой переписки
• Оформление деловых писем: бланк письма, реквизиты, оформление дат, регистрационного номера, подпись
• Способы обращения к адресату

4. Структура делового письма

• Обращение/приветствие
• Вступление
• Основная часть
• Заключительная часть
• Формула вежливости
• Подпись
• Варианты композиционной структуры письма. Выбор композиционной структуры письма в зависимости от ситуации делового общения

5. Язык и стиль делового письма

• Основные стилевые требования, реализуемые в деловой переписке (нейтральный тон изложения, убедительность, лаконичность, точность, ясность)
• Языковые особенности официально-делового стиля
• Особенности употребления отдельных категорий слов в деловых письмах
• Особенности построения словосочетаний и предложений в текстах деловых писем
• Стилистические и логические ошибки в текстах деловых писем и приемы их устранения
• Правила написания официальных наименований в текстах документов

6. Этикет делового письма

• Способы изложения текста письма (от 1-го лица единственного или множественного числа, от 3-го лица единственного числа)
• Вступительное обращение к адресату, заключительные этикетные фразы
• Формулирование просьбы, запроса, напоминания, требования, выражение благодарности, сожаления, сочувствия, приглашения, поздравления и др.
• Формулировки отказа

7. Правила внешнего оформления делового письма

• Международные правила оформления деловых писем
• Особенности деловой переписки с зарубежными партнерами

8. Деловая переписка по электронной почте

• Отличия электронной переписки от классических деловых писем
• Начало, содержание и завершение сообщения
• Правила ответа и пересылки
• Ключевые особенности

9. Разбор вариантов писем, предлагаемых слушателями

10. Языковые средства психологического воздействия на адресата

• Эффект первого впечатления (фактор привлекательности).
• Способы самопрезентации в деловом письме
• Демонстрация открытости в деловом письме
• Приемы управления вниманием в деловой переписке (прием «нейтральной фразы», прием «завлечения», установление зрительного контакта, приемы акцентировки)
• Способы убеждения партнеров
• Ориентация на взаимную выгоду