Секретарское дело с использованием средств ПК
Цель семинара
Получить и систематизировать знания в области управления системой делопроизводства и документооборота в современной организации
Задачи тренинга:
- Повышение профессиональных знаний секретаря.
- Совершенствование знаний в области ведения деловой переписки.
- Получение знаний и навыков в сфере делопроизводства.
В программе семинара
- Нормативно-правовая основа делопроизводства.
- Функции делопроизводственной службы.
- Документ. Системы документации.
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
- Состав реквизитов документов.
- Требования к оформлению реквизитов.
- Бланки документов. Виды бланков.
- Требования к оформлению бланка письма.
- Требования к оформлению общего бланка.
- Виды организационно-распорядительных документов.
- Организационные документы.
- Устав, Положения, Инструкции, Должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание.
- Основные требования к оформлению и составлению текстов.
- Порядок согласования, подписания, утверждения документов.
- Реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа.
- Распорядительные документы.
- Приказ, Выписка из приказа Указание, Распоряжение.
- Основные требования к составлению и оформлению распорядительных документов.
- Приказ. Разновидности приказов. Структура текста.
- Приказ по основной деятельности. Области регулирования.
- Констатирующая часть приказа. Особенности составления распорядительной части приказа.
- Порядок визирования и ознакомления.
- Выписка из приказа. Особенности оформления.
- Указание. Распоряжение. Области регулирования. Структура текста.
- Виды справочно-информационных документов.
- Внутриорганизационная переписка (докладная записка, объяснительная записка).
- Протокол. Структура текста.
- Разновидность протоколов. Краткие и полные протоколы.
- Правила протоколирования.
- Приложение к протоколу.
- Особенности протоколирования заседаний коллегиальных исполнительных органов, собраний, совещаний.
- Выписка из протокола. Особенности оформления.
- Деловое письмо. Виды и разновидности деловой переписки.
- Классификация писем по назначению в деловой переписке.
- Структура текста делового письма.
- Особенности оформления служебной части письма.
- Информационная часть, особенности оформления.
- Требования, предъявляемые к тексту делового письма.
- Особенности адресации.
- Особенности составления и оформления гарантийных писем.
- Особенности переписки коммерческих структур.
- Инициативные письма (информационные письма, коммерческая переписка).
- Ответные письма.
- Письма негативного содержания (отказы, претензии, жалобы).
- Особенности составления писем при переписке с иностранными партнерами.
- Акт, Разновидность актов. Структура текста.
- Основания составления акта.
- Особенности оформления актов.
- Справки. Виды справок. Особенности оформления.
- Сводки. Разновидности сводок. Особенности оформления.
- Списки. Правила оформления.
- Организация движения информации.
- Документооборот.
- Объем документооборота.
- Работа с входящими документами.
- Экспедиционная обработка, отбор документов для регистрации и представления руководителю.
- Правила доклада корреспонденции.
- Работа с исходящими документами.
- Изготовление, представление на рассмотрение, сортировка, организация отправки.
- Работа с внутренними документами.
- Порядок работы исполнителей с документами.
- Регистрация документов.
- Порядок регистрации. Документы, не подлежащие регистрации.
- Регистрационные формы. Виды.
- Журнальная система регистрации.
- Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции.
- Особенности регистрации внутренней документации.
- Картотечная система регистрации.
- Поисковые признаки.
- Карточка как основа построения электронных регистрационных систем.
- Контроль исполнения документов. Виды контроля.
- Номенклатура дел. Виды номенклатур.
- Номенклатура дел конкретного предприятия.
- Требования к оформлению.
- Систематизация документов по номинальному, авторскому, предметному, географическому и др. признакам.
- Формирование дел.
- Правила оформления дел с разными сроками хранения.
- Организация архивного хранения дел. Архив организации.
- Передача документов в архив.
- Экспертиза ценности документов.
- Экспертная комиссия.
- Порядок выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
- Информационно-поисковая система организации.
- Технология поиска документов и документированной информации.
Результат посещения семинара
Вы узнаете:
- Нормативную базу делопроизводства. Порядок документирования управленческой деятельности организации. Как организовать работу с документами.
Вы научитесь:
- Правильно оформлять управленческие документы. Организовывать работу с документами в организации.
Для кого предназначен семинар
Секретари, офис-менеджеры, администраторы и персональные помощники.
Метод ведения
Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия тренера и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.
! Возможно проведение мероприятия в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.