Составление сметы. Успешная стратегия работы с подрядчиками и артистами до, и во время мероприятия. Менеджмент и контроль в день мероприятия

Щиголев С.

Составление сметы.

• Этапы действий по составлению сметы.
• Что нужно учесть, что бы не понести расходов из собственной прибыли. Правила и структура сметы.
• Критерии работы с «внутренней» и с «внешней» сметой.
• Ценообразование для сметы клиенту (внешней сметы)
• Определение себестоимости и цен выхода услуг. Формирование цен «Нетто» и «Брутто» услуг.

Формирование форс- мажорного резерва -
« Непредвиденные расходы», в каких случаях этот пункт нужен, а в каких нет.

• Что необходимо заложить в этот пункт.
• Понятие «скрытый доход». Формирование агентского процента от подрядчиков.
• Работа с ценами подрядчиков.
• Формирование общего дохода агентства с мероприятия.
• Определение ситуаций, где возможно, а где нет
  - заработать агентству и с комиссионных процентов, и добавить свой интерес на услуги подрядчиков.
• Образования гонорара агентства.
  Критерии формирование гонорара за организацию мероприятия.

Оформление и внешний вид.

• Успешная стратегия работы с подрядчиками до, и во время мероприятия.
• Алгоритм работы с подрядчиками на этапе подготовки к мероприятию, и работа с подрядчиками в день мероприятия.
• Подбор подрядчиков.
• Классификация подрядчиков.
• Понятие « Технических» и «Творческих» подрядчиков.

Общение и формирование эксклюзивных деловых отношений с подрядчиками.

• Умение работать с подрядчиками по ценам ниже «рыночных» и «никак у всех».
• Критерии отбора надежных компаний на роль постоянных подрядчиков вашего агентства. Своеобразный тендер среди подрядчиков.
• Понимание ситуаций (Заказов, мероприятий), в которых нужно прибегнуть к услугам подрядчиков, во избежание «заморозки денежных активов агентства», и ситуаций когда нужно действовать без подрядчиков.
• Просчет выгоды реализации проекта с помощью ресурсов своего агентства или с помощью услуг подрядчиков.
• Формирование базы подрядчиков. Распределение рабочего объема среди подрядчиков.

Умения «Страховать» ошибки подрядчиков в день мероприятия.

• Подписание и утверждение точного времени работы каждого подрядчика.
• Договорные отношения с подрядчиками.
• Кейс – «Учимся налаживать продуктивные деловые отношения с подрядчиками. Это дает возможность работать с ними по специальным ценам - ниже рыночных.
  

Работа с площадками.

• Алгоритм и критерии отбора площадки. Классификация площадок: ресторан, клуб, банкет холл, опен эйр, площадки на воде, уникальные и эксклюзивные площадки, универсальные площадки.
• Движимые объекты для проведения праздника (Автобусы – дискотеки, лимузины и т.д.)
• Основные аспекты и правила использование площадок под конкретную задачу мероприятия.

Успешные переговоры со звездами.

• Общение со звездами, стратегия переговоров для получение выгодных скидок на гонорары звезд. Работа с техническим и бытовым райдером звезды.
• Понимание маркетинговых задач и статуса мероприятия, с участием звезды. Понятие «Медийное лицо» и для чего оно нужно на мероприятии.
• Кейс - « Приглашаем в штат дизайнера фотографа и покупаем оборудование, или пользуемся услугами подрядчиков? Просчет выгоды»

Менеджмент и контроль в день мероприятия.

• Алгоритм действий event менеджера/ продюсера в день мероприятия.
• Работа с подрядчиками, обозначение точного времени выполнения их задач.
• Проверка за ходом выполнения рабочего процесса.
• Работа в «проблемных» ситуациях: нарушения тайминга в шоу программе.
• Аниматоры, как успешный инструмент закрытия ошибок в программе.
• Аниматоры, в помощь правильной логистики праздника.
• Ведущий - отличная возможность скрытия проблем в шоу программе.
• Контролирующие документы для реализации успешного мероприятия.
• Рабочий сценарий, чем он может помочь.

Кейс- « Действия event- менеджера/ продюсера при возникновение проблем в день мероприятия».
«Менеджмент мероприятия при обстоятельствах, не учтенных в сценарном плане».

Специфика, тонкости и нюансы работа с артистами до мероприятия и во время мероприятия.

Артюхина О.

Шоу-Биз – основной инструмент работы

• Кто такой Артист?
• Классификация Артистов
• Формирование собственной базы артистов
• Поиск (примеры баз артистов, сайты по ключевым словам, рекомендации)
• Отбор (примеры сайтов, промо материала, фотографий

Знакомство с артистами по телефону

• Структура разговора для первого знакомства
• Структура разговора для приглашения артиста + список вопросов, на которые Вам нужно знать ответы

Технический и бытовой райдер, исполнять или нет (примеры райдеров)

Предоплата артистам

• Сумма предоплаты, как ее передать
• Примеры сопроводительных документов (договор, расписка)
• Что делать, чтобы артист к вам приехал (контрольный звонок, памятка – напоминалка, схема проезда и контактная информация)

Работа с артистами на мероприятиях

• Организации встречи артиста, подготовка места размещения (список необходимых вещей для встречи)
• Правильная организация работы артиста (сценарий, звукорежиссер (звук, свет), ведущий, фото-видео, СМИ, служба безопасности, официант, необходимый реквизит, правила пожарной безопасности), для чего необходимо помнить об этом?
• Главное Кредо – Артисты должны запомнить Вас, а вам необходимо сделать пометки в своей базе артистов

Мои маленькие хитрости по работе с артистами

Азбука типичных ошибок (примеры фотографий)

Экскурсия в мир сложного и неизведанного

• Таблица по основным комплектам звукового оборудования (фото, характеристики, ведущие фирмы)
• Таблица по основным комплектам светового оборудования (фото, характеристики, ведущие фирмы)
• Таблица по спец. эффектам

Практическое задание:

• Комплектуем комплекты для работы: Dj, ведущего и Dj, музыкантов.
• Все примеры будут выведены в специальную таблицу, которую слушатели получат после практического задания.