Все мы пользуемся телефонами. Кто-то реже, кто-то чаще. Что бы было легче находить общий язык и достигать взаимопонимания с собеседником на другой стороне провода и написана данная статья.
Вам будет легче общаться по телефону как по деловым, так и личным вопросам. (См. курсы, семинары и тренинги по телефонному общению, общению по телефону, переговорам по телефону)
Как вести себя в процессе разговора? — В этом попытался разобраться и выделить основное ведущий учебного центра «Синтон» Виталий Пичугин
- В разговоре используйте образы, речь должна быть выразительна, в то же время, излагайте мысли кратко и вразумительно.
- Лучше задавать краткие открытые вопросы. После заданного вопроса надо внимательно слушать. Общение по телефону не предусматривает одновременное говорение. Прислушивайтесь ко всем передаваемым голосом эмоциям, интонациям собеседника.
- Категорически не рекомендуется перебивать собеседника и возражать ему.
Научиться соглашаться с собеседником — это важный навык. Это помогает строить отношения и в личной сфере (с друзьями, с родными) и в деловой сфере (с партнерами, коллегами, руководителями).
- Полезно кратко записывать самые важные ответы собеседника.
- Во время разговора проявляйте знаки активного слушания, подтверждающие, что вы никуда не ушли, понимаете собеседника и согласны с ним. Это могут быть, слова «да», «угу», «я понимаю», можете кивать головой.
- Покажите свой искренний интерес к словам собеседника, выразите это интонацией, эмоциями, голосом.
- Предлагайте выбор собеседнику, например: «когда вам будет завтра удобно позвонить, утром или после обеда?» Эта фраза лучше, чем: «давайте я вам завтра в 15 часов позвоню». Можно нарваться на ответ: «меня не будет или буду занят».
- Говорить лучше медленно, спокойно, но чтобы речь была хорошо слышна собеседнику, и ему не нужно было напрягаться или переспрашивать.
- Выделяйте голосом (маркируйте) значимые слова и выражения, меняйте интонацию в соответствии с необходимостью.
- Применяйте ударения, усиление голоса в нужных моментах вашей речи, для подчёркивания важности сказанного, не говорите монотонно — это усыпляет.
- Хорошее правило, говорить короткими предложениями, формулируя один тезис в одном предложении.
- Правильно расставляйте паузы, давайте собеседнику время, понять и обдумать сказанное вами, иногда на это нужно время, а человек сам не может вас перебить, поэтому чувствуйте моменты, где лучше помолчать.
- Помните о дыхании, сидите прямо, напряжения не должно быть, оно мешает свободному дыханию, которое сильно влияет на голос.
- Помните об улыбке во время разговора. Вряд ли нужно улыбаться постоянно, но периодически — обязательно.
- Если вы разволновались — подышите, помните, что медленное глубокое дыхание успокаивает. Голос, интонация, эмоции — выдают ваш внутренний настрой и состояние.
- В заключение разговора подведите его итоги, лучше использовать слова, которые говорил собеседник в ходе разговора.
- Завершая беседу и прощаясь, подтвердите достигнутые договоренности. Если вам необходимо встретиться, ещё раз уточните место и время ее проведения, тему, участников, необходимые материалы, документы. Если договорились созвониться, уточните, кто кому позвонит, когда и куда.
- Благодарите за беседу, будьте радостны и доброжелательны. Пусть ваш голос запомнится именно таким.