Делопроизводство и архив компании: современные технологии в работе службы документационного обеспечения управления

Нормативная база современного делопроизводства и архивного дела, законодательные и иные нормативные правовые акты в сфере информации и документации.

• Федеральные законы «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «Об электронной цифровой подписи», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О коммерческой тайне», «О персональных данных» и др.
• Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477)
• Национальные стандарты Российской Федерации, устанавливающие правила документирования, терминологию в области делопроизводства и архивного дела, нормы и требования в области управления документами, в том числе с применением информационных систем электронного документооборота
• Унифицированные системы документации (УСД) и Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ)
• Перечни типовых документов со сроками хранения
• Нормативная база перехода на безбумажный документооборот
• Локальные нормативные акты организации, регулирующие организацию работы с документами

Служба делопроизводства (ДОУ) организации, ее место в организационно-функциональной структуре организации.

• Цели, задачи, функции службы делопроизводства и архива организации
• Положение о службе делопроизводства, положение об архиве организации
• Должностной состав службы делопроизводства и архива, квалификационные требования работников службы делопроизводства и работников архива
• Должностные инструкции работников службы делопроизводства и работников архива

Документирование управленческой деятельности, правила документирования, виды и разновидности документов.

• Понятия «подлинник документа», «копия документа», «выписка из документа», «дубликат документа»
• Понятия юридической силы и юридической значимости документа
• Электронные документы, условия признания электронного документа равнозначным документу на бумажном носителе

Системы управленческой документации, видовой состав, назначение, правила оформления документов.

• Система организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты и др.): назначение, видовой состав, правила оформления документов
• Система распорядительной документации (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания, поручения): назначение, видовой состав, правила оформления документов
• Система информационно-справочной документации (деловая переписка, справки, акты, протоколы, докладные и служебные записки, заявления и др.): назначение, видовой состав, правила оформления документов
• Система договорной документации: понятие гражданско-правового договора, виды договоров, основные реквизиты договора, правила оформления

Организация документооборота и его основные задачи.

• Понятие документооборота, основные документопотоки и организация их маршрутизации
• Основные принципы организации документооборота
• Средства доставки и отправки документов, первичная обработка документов и отправка документов
• Регистрация документов, виды и формы регистрации, регистрационно-учетные формы
• Учет объемов документооборота

Организация и технология контроля исполнения документов (поручений).

• Виды контроля, сроки исполнения документов (типовые, индивидуальные)
• Этапы контроля (постановка на контроль, доведение контролируемого документа до исполнителей, промежуточный контроль, перенесение сроков исполнения документов, снятие документов с контроля)
• Информационно-аналитическая работа по результатам контроля исполнения документов (поручений)

Формирование документального фонда организации.

• Номенклатура дел организации, правила составления, ведения и корректировки номенклатуры дел
• Экспертиза ценности документов, экспертная комиссия организации, задачи, функции, состав и порядок работы
• Формирование исполненных документов в дела, правила и принципы формирования дел, особенности формирования в дела электронных документов
• Подготовка дел к передаче на хранение в архив, оформление дел, составление описей на дела
• Выделение документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению, акт о выделении документов к уничтожению, порядок уничтожения документов

Архив организации, организация архивного хранения документов.

• Критерии отбора документов на длительное и постоянное хранение, комплектования архива документами
• Обеспечение сохранности документов архива, учет документов в архиве, режим хранения архивных документов, система учетных документов, научно-справочный аппарат архива
• Использование документов архива, порядок выдачи архивных справок, архивных копий, архивных выписок; выдача дел во временное пользование
• Порядок передачи дел из архива организации на хранение в государственный или муниципальный архив, в том числе в случае реорганизации или ликвидации организации
• Ответственность работодателя за несоблюдение требований законодательства об обеспечении сохранности документов

Системы автоматизации ДОУ.

• Обзор и анализ современного российского рынка систем электронного документооборота и архива
• Основные возможности и проблемы внедрения компьютерных технологий в делопроизводстве
• Проблемы выбора и внедрения системы автоматизации ДОУ и архива