освоение знаний в области проведения эффективного собрания, продуктивной групповой работы,
приобретение умений в проведении собраний, выявлении ключевых проблем в своей работе,
ознакомление с принципами работы с «трудными» участниками собрания.

В программе семинара

Актуальность темы:

Неэффективные совещания – один из главных "пожирателей" времени и ресурсов в бизнесе, снижающий продуктивность и мотивацию команды. Умение планировать, проводить и контролировать результативность встреч критически важно для скорости принятия решений, качества коммуникации и достижения стратегических целей компании в условиях динамичной среды.

Для кого:

Руководители всех уровней, менеджеры проектов, тимлиды, сотрудники, регулярно организующие или ведущие рабочие встречи, секретариат и офис-менеджеры, отвечающие за координацию совещаний.

Цель курса:

Сформировать у участников системный подход для подготовки, проведения и контроля результативности совещаний, обеспечивающих достижение конкретных целей в минимальные сроки при максимальной вовлеченности участников.

Участники обучения узнают:

Принципы и экономику эффективных совещаний: как избежать потерь времени и ресурсов.
Алгоритмы целеполагания, планирования и подготовки различных типов совещаний.
Техники модерации и фасилитации для управления групповой динамикой и достижения консенсуса.
Инструменты контроля исполнения решений и оценки результативности встреч.
Особенности организации и проведения онлайн, гибридных и кросс-культурных совещаний.

ПРОГРАММА

1. Экономика совещаний: Почему большинство из них терпят неудачу?

Скрытые издержки неэффективных совещаний: время, ресурсы, демотивация.
Ключевые показатели неудачных встреч: отсутствие цели, результата, вовлеченности.
Типология совещаний по цели: информационные, проблемно-решающие, принимающие решения, креативные.
Базовые принципы эффективного совещания: цель, повестка, регламент, результат, контроль.
Роль организатора, ведущего (модератора/фасилитатора) и участников.
Расчет стоимости совещания и оценка его потенциального ROI.

2. Целеполагание и принятие решения о необходимости совещания

Формулировка SMART-цели для каждого пункта повестки дня.
Критерии оценки: когда встреча действительно необходима, а когда можно обойтись email/чатом.
Альтернативы совещанию: асинхронные коммуникации, короткие созвоны, письменные решения.
Определение ключевых участников: кто необходим для достижения цели.
Выбор оптимального формата (очное, онлайн, гибридное) и продолжительности.
Предварительная рассылка цели и ожиданий от участников.

3. Профессиональная подготовка: Залог успеха встречи

Разработка четкой и реалистичной повестки дня с указанием времени на каждый пункт.
Определение необходимых материалов (отчеты, аналитика, презентации) и их предварительная рассылка.
Подготовка технического обеспечения: помещение, оборудование, ПО для онлайн-формата, тестирование.
Назначение ролей: ведущий, секретарь (протоколист), таймкипер.
Планирование вовлекающих активностей для разных типов встреч (опросы, мозговые штурмы).
Предварительные консультации с ключевыми участниками по спорным вопросам.

4. Разработка и соблюдение регламента

Установление четких правил работы группы (рапортка, поднятие руки, чат для вопросов).
Роль и инструменты таймкипера: контроль времени на выступления и обсуждение пунктов.
Техники борьбы с "растеканием мысли" и уходом в нерелевантные темы (парковка идей).
Управление длинными монологами и непродуктивными дискуссиями.
Регламент принятия решений: голосование, консенсус, решение ответственного.
Процедура завершения обсуждения каждого пункта повестки и фиксации результата.

5. Модерация и фасилитация. Управление групповой динамикой

Отличие модератора (следит за процессом) от фасилитатора (помогает группе найти решение).
Техники вовлечения "молчунов" и управления активными участниками.
Методы выявления скрытых конфликтов и мнений, работа с возражениями.
Инструменты фасилитации: мозговой штурм, SWOT-анализ, диаграмма Исикавы, дерево решений.
Поддержание конструктивной атмосферы и фокуса на цели.
Управление эмоциями и деэскалация напряженных ситуаций.

6. Принятие решений и фиксация результатов

Четкое разграничение обсуждения и этапа принятия решения.
Методы группового принятия решений: консенсус, многораундовое голосование, решение лидера.
Техника SMART для формулировки итоговых решений и конкретных поручений.
Роль секретаря: фиксация ключевых моментов, решений, поручений (ответственный, срок, результат).
Краткое резюмирование итогов по каждому пункту повестки перед переходом к следующему.
Оглашение итогов встречи и подтверждение понимания всеми участниками.

7. Контроль исполнения: от слов к делу

Важность протокола/резолюции как основы для контроля.
Создание и ведение реестра поручений: ответственный, срок, статус, результат.
Инструменты для автоматизации контроля: Trello, Asana, Jira, MS Planner, корпоративные СЭД.
Механизмы отслеживания прогресса: регулярные чекапы, отчеты на следующих встречах.
Эскалация проблем при срыве сроков или невозможности выполнения.
Закрытие поручений и фиксация достигнутых результатов.

8. Оценка эффективности совещания и обратная связь

Ключевые метрики оценки: достижение цели, соблюдение регламента, вовлеченность, удовлетворенность.
Методы сбора обратной связи: короткие опросы, "ретро" в конце встречи, анонимные формы.
Анализ "что прошло хорошо / что можно улучшить" (Start-Stop-Continue).
Использование фидбека для оптимизации будущих встреч и работы ведущего.
Отслеживание динамики показателей эффективности совещаний в команде/отделе.
Корректировка форматов и правил на основе анализа данных.

9. Особенности онлайн и гибридных совещаний

Выбор оптимальной платформы (Zoom, Teams, др.) и освоение ее ключевых функций.
Технические аспекты: стабильность связи, качество звука/видео, правила использования микрофона.
Специфика вовлечения удаленных участников: камеры, интерактивные инструменты (опросы, доски).
Управление вниманием в онлайн-формате: короткие сессии, перерывы, визуальный контент.
Правила коммуникации для гибридных встреч: обеспечение равного участия очных и удаленных.
Этикет онлайн-совещаний: фон, внешний вид, минимизация отвлекающих факторов.

10. Проведение креативных и проблемно-решающих сессий

Создание безопасной среды для генерации идей: принцип "не критиковать".
Популярные методы мозгового штурма: классический, обратный, метод 635, mind mapping.
Техники анализа проблем: "5 почему", диаграмма Исикавы (рыбья кость), анализ корневых причин.
Инструменты приоритизации идей и решений: матрица Эйзенхауэра, ICE-оценка, MoSCoW.
Использование онлайн-досок для визуальной коллаборации.
Фасилитация этапов: дивергенция (генерация) и конвергенция (отбор идей).

11. Работа со сложными участниками и ситуациями

Типология "трудных" участников: доминирующие, негативисты, молчуны, "оффтопщики".
Стратегии взаимодействия с каждым типом для сохранения продуктивности.
Техники нейтрализации манипуляций и ухода от темы.
Управление конфликтами в ходе совещания: выявление, локализация, поиск компромисса.
Действия при саботаже регламента или срыве встречи.
Сохранение нейтралитета и профессионализма ведущего.

12. Интеграция в рабочие процессы

Разработка корпоративных стандартов проведения совещаний (чек-листы, шаблоны).
Внедрение культуры эффективных встреч в команде/организации.
Подбор и внедрение технологических инструментов для поддержки процесса.

Ответы на вопросы участников.

Для кого предназначен семинар

Предприниматели, руководители служб и подразделений. Семинар для тех, кто хочет научиться извлекать результат работы и уметь его оценивать.

Документ по окончанию семинара

Сертификат (на русском или английском языке)

Отзывы

Добавить отзыв

Наши пользователи еще не оставили отзывов о данной программе обучение. Станьте первым!

Эффективное совещание

В программе семинара

Для кого предназначен семинар

Документ по окончанию семинара

Отзывы

Похожие курсы