0 (495) 135-33-75

Практический курс для секретарей

семинар
ID 3198

Для решения конкретных задач, стоящих перед СЕКРЕТАРЕМ, организован цикл семинаров, объединивший локальные темы в пятидневную программу обучения.

Вы можете принять участие во всех семинарах курса или выбрать только интересующие Вас темы.

Курс проходит в интенсивной интерактивной форме с разбором примеров из практики, выполнением практических заданий и проведением деловых игр.

В программе семинара

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ ОРГАНИЗАЦИИ

  • Нормативно-правовые документы, регламентирующие делопроизводство. Законодательные акты об обязательности документирования. Законодательно-нормативно-методические акты о порядке составления и оформления документов, организации работы с ними: законы, ГОСТы, общегосударственные инструкции и правила. Требования к оформлению документов в соответствии с новым ГОСТом Р 6.30-2003.
  • Унификация документов. Общероссийские унифицированные формы документов. Требования к бланкам документов (виды бланков). Реквизиты, придающие документу юридическую силу. Порядок подписания и утверждения документов. Порядок согласования документов. Резолюция руководителя, требования к ее содержанию и оформлению.
  • Документационное обслуживание деятельности фирмы. Входящая, исходящая и внутренняя документация. Регистрация как процесс создания банка данных о документах организации для последующего контроля и справочной работы. Организация и технология контроля за исполнением документов. Требования к текущему хранению документов: сроки хранения, порядок организации проведения экспертизы ценности документов и их уничтожения. Организация архивного хранения документов.
  • Текущее хранение документов. Номенклатуры дел и их значение. Виды номенклатур дел: индивидуальные, типовые, примерные. Требования к номенклатуре дел, порядок составления, оформления и работы. Формирование дел. Оформление обложек. Порядок расположения документов в делах, ведение дел, хранение дел. Порядок выдачи и изъятия документов и дел в текущем делопроизводстве.
  • Экспертиза ценности документов. Порядок и этапы проведения. Экспертные комиссии организации, положения об экспертных комиссиях. Сроки хранения документов. Перечни документальных материалов с указанием сроков хранения, виды перечней. Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
  • Архив фирмы, его значение и функции. Правовая основа деятельности архива. Положение об архиве. Должностные инструкции работников архива. Комплектование архива. Классификация документов, учет документов, ведение научно-справочного аппарата по документам архива, организация использования документов, справочная работа по документам архива. Обеспечение сохранности документов, переданных в архив.
  • Подготовка дел к архивному хранению. Обработка документов временного срока хранения. Особенности подготовки документов по личному составу. Подготовка документов долговременного и постоянного срока хранения к сдаче в архив: нумерация листов дела, дооформление обложки, уточнение заголовка, составление внутренней описи дела, подшивка дела. Составление описей дел постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу. Порядок сдачи дел в архив. Заключение договоров с государственными архивами. Подготовка дел к передаче на государственное хранение.

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

  • Понятие "деловая переписка": виды деловой переписки, деловое письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение.
  • Разновидности деловых писем: письма-просьбы, запросы, ответы, сопроводительные письма, гарантийные, письма-приглашения, поздравления, благодарности, предложения, напоминания, требования, информационные, извещения и др.
  • Оформление деловых писем: бланк письма, состав реквизитов делового письма и особенности их оформления; способы удостоверения деловых писем (подпись, печать), визирование деловых писем, оформление дат, регистрационного номера и др.
  • Деловой этикет: способы обращения к адресату, заключительные этикетные фразы; формулирование просьбы, запроса, напоминания, требования, выражение благодарности, сожаления, сочувствия, приглашения, поздравления и др.; формулировки отказа.
  • Текст письма: композиционная структура делового письма, способы изложения содержания в тексте письма, коммуникативно-смысловая структура текста письма; простые (одноаспектные) и сложные (многоаспектные письма); приемы составления деловых писем; особенности составления отдельных разновидностей деловых писем; письма, составляемые в проблемных ситуациях.
  • Язык и стиль делового письма. Стандартные языковые формулы (клише) в деловой переписке; особенности употребления отдельных категорий слов в деловой переписке; построение словосочетаний и предложений; анализ типичных языковых ошибок.
  • Правила внешнего оформления делового письма: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, прописные и строчные буквы и др.
  • Особенности ведения электронной переписки.
  • Практикум по составлению деловых писем. Разбор вариантов писем, предлагаемых слушателями.

МАСТЕРСТВО ТЕЛЕФОННОГО ОБЩЕНИЯ

  • Голос человека и его возможности. Основные характеристики "плохого" и "хорошего" голоса. Выразительность голоса и интонирование. Работа над интонацией. Метод "телефонной улыбки". Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы. Привычные выражения. Основные речевые стандарты ведения деловой беседы
  • Особенности телефонного общения. Потеря и искажение информации. Умение оптимизировать телефонный разговор по времени. Ситуация "телефон - посетитель". Работа с несколькими аппаратами (ситуация "телефон - "телефон"). Сотовая связь. Работа с автоответчиком
  • Подготовка к телефонным переговорам. Организация рабочего места и времени (метод группировки, планирование, расстановка приоритетов). Информационная подготовка к телефонному разговору. План разговора. Формирование позитивного отношения к абоненту. Способы психологической настройки, снятия "зажатости", положительная самооценка как фактор равновесия и самообладания. Ваш телефонный имидж
  • Техники телефонного общения. Экспресс - диагностика абонента по тону, тембру, интонации, высоте, глубине голоса, оттенкам речи. Фразы, помогающие вести коммерческие переговоры. Правила раппорта, строукксы. Формулирование цели разговора. Техники активного слушания (подтверждение, удивление, стимулирование, согласие), удержание абонента, достижение согласия абонента
  • Основные правила телефонного этикета. Телефонная вежливость. Основные виды вежливости: корректность, учтивость, деликатность, тактичность. Ограничения в телефонном общении: что можно и что не следует говорить по телефону. Фразы, которых необходимо избегать.
  • Корпоративные стандарты телефонного общения. Звонки входящие и исходящие. Схема ответа на звонки. Регистрация звонков, фильтрация звонков. Формы приветствий и представлений. Деловой тон. Выбор индивидуального стиля общения, соответствующего имиджу компании. Недочеты в телефонном общении, которые отрицательно влияют на имидж компании. Личные звонки. Особенности разговоров с зарубежными партнерами.
  • Проблемные разговоры по телефону. Анализ проблемной ситуации. Основные типы собеседников, особенности общения. Работа с навязчивостью, недоверчивостью, наглостью, занудством, раздражением. Работа с претензиями абонента. Бесконфликтное общение. Сдержанность и эмоциональная дистанция, сохранение самообладания.

СЛУЖЕБНЫЙ ЭТИКЕТ И ДЕЛОВАЯ КУЛЬТУРА

  • Культура служебных отношений. Служебная субординация. Отношения между коллегами, отношения начальник - подчиненный, отношения мужчина - женщина в деловом общении. Правила оформления и пользования визитной карточкой. Искусство дарить и принимать подарки
  • Речевой этикет. Культура речи, голос, язык и стиль деловой речи. Звучание голоса (интонация, тембр, темп речи, артикуляция)
  • Деловая беседа. Выбор индивидуального стиля, соответствующего имиджу компании. Приветствия и представления, рукопожатие, прощание. Фразы - обращения. Способы, помогающие расположить к себе собеседника и завоевать его внимание, правила постановки вопросов. Методы достижение согласия по предмету беседы, завершение беседы. Умение говорить и принимать комплименты
  • Телефонный этикет. Корпоративные стандарты телефонного разговора. Телефонная вежливость, "телефонная улыбка". Речевые клише в телефонном общении, фразы, которых необходимо избегать. Если звонят одновременно несколько телефонов. Домашний и офисный деловые звонки. Завершение нежелательного звонка
  • Правила приема в офисе. Место для приема, знакомство, регистрация. VIP - посетители - особенности приема. Культура приема командированных, делегаций, проблемных посетителей, форс - мажорные ситуации (непредвиденная задержка и пр.). Правила подачи чая, кофе
  • Этикет встреч и переговоров.
  • Подготовка к встрече деловых партнеров. Встреча гостей в аэропорту, на вокзале Представление членов делегации, вручение цветов. Рассадка по автомашинам. Устройство в гостиницу. Организация культурной программы.
  • Подготовка и проведение деловых переговоров. Оформление помещения и стола для переговоров. Рассадка за столом переговоров.
  • Виды официальных приемов в России и за рубежом: банкет-чай, тайм-кофе, фуршет, шведский стол, приглашение на обед и ужин. Составление списка приглашенных. Одежда на приемах.
  • Культура поведения за столом. Когда еда и бизнес - одновременно. Правила сервировки, столовые приборы и бокалы. Правила рассадки гостей. Культура еды и питья. Тосты.
  • Внешность делового человека. Искусство управления первым впечатлением. Эффект мимики и улыбки. Психология рук. Элегантность поз и манер. Деловой гардероб. Аксессуары. Как одеваться при проведении переговоров, на совещаниях и официальных мероприятиях. Основные ошибки в оформлении внешности.
  • Бесконфликтность. Культура поведения в конфликтных ситуациях, при проявлении агрессии. Способы избегания, преодоления и методы выхода из конфликтных ситуаций. Как перевести беседу в конструктивное русло. Техники снятия напряжения и стресса

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ВСТРЕЧ, ПЕРЕГОВОРОВ И ОФИЦИАЛЬНЫХ ПРИЕМОВ

  • Встреча деловых партнеров
  • Подготовка к встрече, бронирование гостиницы, подготовка культурной программы. Встреча гостей в аэропорту, на вокзале. Процедура официального знакомства, представление, вручение цветов. Правила рассадки по автомобилям, схема рассадки. Устройство в гостиницу. Организация культурной программы. Подарки, сувениры, их значимость. Визит вежливости: цели визита, определение времени проведения, церемония встречи гостей, требования к атрибутике. Деловая игра "Визит вежливости"
  • Переговоры по правилам
  • Планирование переговоров. Организационные вопросы подготовки, основные требования к выбору помещения для переговоров, оформление помещения. Основные схемы рассадки за столом переговоров. Протокольная структура (формула) переговоров, повестка дня. Организация встречи: кто, где и как встречает гостей. Темы неформальных бесед (Small - talk). Формальный диалог и деловая часть. Поведение обслуживающего персонала. Особенности подачи чай/кофе. Деловые переговоры в ресторане (Power Lunch): особенности проведения, важность и сложность протокола деловых встреч в ресторане. Этикет переговоров. Деловая игра "Подготовка к переговорам, планирование проведения переговоров"
  • Приемы
  • Классификация приемов: официальные и неофициальные, дневные и вечерние, приемы с рассадкой и без, с полным и частичным обслуживанием: Виды приемов: "Бокал вина" или "Бокал шампанского", "Завтрак", "Фуршет", "Коктейль" (дневной, вечерний, пати), "Обед", "Обед-банкет", "Обед-буфет" (шведский стол), "Барбекю", "Журвикс" и др. Составление списка приглашенных. Составление схемы рассадки, оформление кувертных карточек. Оформление, рассылка приглашений и ответы на них. Требования к одежде (dress-code). Встреча, приветствие гостей. Поведение гостей и хозяев в аванзале, аперитив. Требования к сервировке стола. Правила рассадки гостей. Правила поведения на приемах. Застольная беседа. Гастрономический этикет (культура поведения за столом), тосты. Деловая игра "Культура поведения за столом"
  • Особенности общения с зарубежными партнерами
  • Прием иностранных делегаций (партнеров). Международные стандарты и особенности ведения переговоров. Особенности делового общения и этикета представителей некоторых зарубежных стран (Великобритания, США, Франция, Германия, Япония, Италия, Арабские страны, Турция, Китай и др.). Деловая игра "Встреча европейской делегации"
  • Требования делового этикета и протокола к внешнему виду к участникам официальных мероприятий и переговоров
  • Круглый стол. Обсуждение сложных и нестандартных ситуаций. Ответы на вопросы слушателей

Преподаватели семинара

Наши пользователи еще не оставили отзывов о данной программе обучение. Станьте первым!

Похожие курсы

22-23 августа 2022
Санкт-Петербург
10:00-17:30
Последний раз заказывали недавно
24 605 руб. 25 900 руб.
22-23 августа 2022
10:00-17:30
Последний раз заказывали недавно
24 605 руб. 25 900 руб.
Обращаем ваше внимание на список курсов для секретарей (142), а также вам могут быть интересны управление продажами тренинг (97), полный список курсов и приятная скидка!
Подождите, идет загрузка информации...