Внедрение системы бережливого офиса в организацию офисной работы: последовательность действий руководителя

Создание базы для реализации концепции бережливого производства применительно к офису.

• Сущность концепции и возможности ее реализации в офисе.
• Работа с персоналом — создание условий для минимизации сопротивления изменениям. Психологические приемы убеждения персонала в необходимости внедрения концепции бережливого производства в организацию офисной деятельности.
• Требуемые изменения в корпоративной культуре: нацеленность на совершенствование всех бизнес-процессов. Доступные методы проведения изменений.
• Необходимые условия для реализации концепции бережливого производства в офисе.
• Борьба с семью видами потерь: виды и инструменты устранения потерь.
  • Перепроизводство.
  • Ожидание.
  • Движение.
  • Перемещение.
  • Излишняя обработка.
  • Запасы.
  • Брак.

Этапы внедрения бережливых способов организации работы в офисе:

• Оценки степени оптимальности состояния текущих процессов в офисе.
• Отбор и классификация всех бизнес-процессов, выполняемых офисными работниками.
• Оценка возможности стандартизации рабочих процессов. Проблема контроля творческого труда.
• Оценка эффективности информационных потоков: наличие искажений и задержек.
• Диагностика реальных и потенциальных потерь по видам.
• Диагностика коммуникаций и эффективности организации офисного пространства, в том числе и виртуального.
• Констатация проблем и узких мест деятельности.
• Диагностика организационной структуры подразделения с точки зрения эффективности бизнес-процессов.
• Механизмы координации деятельности офисных работников: оценка эффективности применения.
• Подбор альтернативных способов реализации бережливых методов труда.
• Подбор критериев выбора наилучшей альтернативы.
• Оценка ограничений реализации альтернативного варианта бережливого офиса.
• Анализ наличия необходимых ресурсов.
• Выбор решения для внедрения.
• Разработка и внедрение плана изменений.

Экономический аспект внедрения бережливого офиса.

• Экономическая оценка текущих и потенциальных потерь.
• Оценка краткосрочных и долгосрочных преимуществ от внедрения бережливого производства в офисе.
• Проблема внедрения концепции бережливого производства в офисе в существующие системы организации: систему менеджмента качества, СЭД (систему электронного документооборота), информационную систему, систему охраны труда. Диагностика неразрешимых противоречий. Поиск мер урегулирования.

Практические тренинги внедрения концепции бережливого офиса на примерах разных видов работ и должностей.

• Практикум: подбор механизма координации деятельности сотрудников в зависимости от выполняемого вида работ.
• Тренинг: оптимизация потерь на рабочем месте. Оценка сэкономленного времени и ресурсов.
• Тренинг: Организация командной работы — эффективные механизмы мотивации.
• Тренинг: Эффективная организация рабочего пространства.
• Тренинг: Преодоление сопротивления внедрению технологии бережливого производства в офисе.
• Тренинг: Поэтапное внедрение бережливого офиса: диагностика проблем.
• Тренинг: Эффективная организация рабочего дня.