Новости ЭЛАР. Образовательный Центр

В рамках сотрудничества с ВУЗами по организации прохождения студентами производственной практики на базе корпорации ЭЛАР, в течение мая-июня Образовательный центр ЭЛАР организовал стажировку студентов кафедры документных ресурсов и ДОУ Московского государственного университета культуры и искусств.

Общий круг задач по повышению начальных производственных навыков для работы включал: ознакомление с Правилами соблюдения техники безопасности; ознакомление с технологиями производственной деятельности Корпорации ЭЛАР; тестирование по навыкам индексации документов и их электронных образов; скорость печати и соблюдение этикета ведения телефонных переговоров.

Для студентов, проходивших практику в должности «ассистента отдела», состав производственных задач включал:

• Сбор и систематизацию открытых информационных источников и данных о потенциальных заказчиках образовательных продуктов и услуг.
• Формирование базы данных в соответствии с критериями, установленными корпоративными требованиями.
• Структуризацию информации с целью актуализации и повышения оперативности взаимодействия с клиентами.
• Форматирование маркетинговых предложений Образовательного центра.

Для студентов, проходивших практику в должности «помощника специалиста по делопроизводству», состав производственных задач включал:

• Осуществление приема и регистрации входящей корреспонденции, ввод данных в программу ПО «Saperion».
• Систематизацию комплексов документов, подлежащих архивному хранению. Оформление обложек дел, нумерация листов в делах и составление заверительных записей.
• Оформление заявок на пропуска в единой автоматизированной корпоративной системе.
• Систематизацию банковской документации по организациям, осуществление сбора и структурирования недостающей документации.

Для студентов, проходивших практику в должности «помощника менеджера по персоналу», состав производственных задач включал:

• Осуществление мониторинга отечественных сайтов по трудоустройству, структуризация выявленной информации с целью подбора персонала.
• Реализацию приема входящих звонков кандидатов на вакантные должности. Взаимодействие с кандидатами по составу их резюме. Отправку приглашений кандидатам на прохождение собеседования по электронной почте.
• Актуализацию корпоративной Базы звонков и размещение информации об имеющихся вакансиях в Корпорации.

В рамках летней программы по повышению уровня профессиональной компетентности и квалификации в Учебном центре «Нахабино» в июне Образовательный центр ЭЛАР провел семинар «Экспертные аспекты электронного документооборота».

В рамках семинара были рассмотрены темы:

• Квалификационные требования к профессиональным знаниям автоматизированной среды делопроизводства.
• Приоритеты и цели государственной политики в сфере развития информационного общества в России.
• Экспертный анализ документальных фондов в целях их автоматизированной обработки.
• Цифровая обработка документов: условия и качественные критерии.
• Требования и функции общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации в СЭД.

Много внимания уделялось проблемам развития информационного общества.

В заключение были продемонстрированы примеры решений по автоматизации системы документационного обеспечения управления на основе практики внедрения аналогичных проектов Корпорацией ЭЛАР.

18 июня 2013г. в рамках курса повышения квалификации гражданских и муниципальных служащих по программе «Электронный документооборот в органах государственной и муниципальной власти», проводившегося Управлением аналитики и федеральных программ МГУУ Правительства Москвы, Образовательный центр ЭЛАР провел семинар «Оптимизация деятельности ОГВ на основе информационных технологий в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг».

В рамках семинара были рассмотрены основные темы:

• Квалификационные требования к профессиональным знаниям и навыкам в области информационно-коммуникационных технологий и управления документами.
• Нормативно-методическая основа теории и практики оказания электронных государственных услуг.
• Электронные государственные услуги в государственной программе РФ «Информационное общество (2011-2020 годы)».
• Технологии оцифровки бумажных обращений граждан и наполнения информационных систем.
• Практика реализации электронных государственных услуг и инструментарий для востребованных информационных ресурсов.

Одним из ключевых вопросов семинара стала тема совершенствования предоставления государственных услуг в РФ.

17 июня 2013г. в Образовательном центре ЭЛАР прошел семинар «Управление производственным архивом: модели, методы и проблемы организации».

В рамках семинара были рассмотрены основные темы:

• Практика создания и организации деятельности производственного архива.
• Регулирующая и контролирующая роль государственных органов в области архивного дела, законодательной базе управления хранения документов.
• Основные проблемы, связанные с организацией текущего хранения документов, включая арбитражное судопроизводство.

В процессе семинара участники смогли обсудить практические решения сложных ситуаций, с которыми сталкиваются в процессе организации управления производственным архивом.

В заключение семинара была организована дискуссия по актуальным задачам организаций, представителями которых являлись участники семинара. Результатом дискуссии стали практические рекомендации не только от преподавателя, но и от коллег.

06 июня 2013г. Образовательный центр ЭЛАР принял участие в Международной научной конференции «История фундаментальной науки России XVIII-XX вв.: проблемы изучения, сохранения и реставрации документального наследия». Конференция прошла на базе Федерального государственного бюджетного учреждения науки Архив РАН.

Тема доклада Образовательного центра ЭЛАР была посвящена методологии и технологии повышения производительности и качества электронных коллекций документального наследия.

В рамках доклада были рассмотрены международные стандарты:

• EAD Кодированное архивное описание
• ISAD(G) Общий международный стандарт архивного описания
• ISAAR (CPF) Международный стандарт авторитетных записей об организациях, лицах и семьях
• Стандарты управления электронными образами документов
• Стандарты сканирования
• Стандарты обеспечения сохранности

В качестве практического примера проектного подхода к оцифровке был продемонстрирован реализованный проект корпорации ЭЛАР - ОБД Мемориал.

Много внимания уделялось зарубежному опыту проектирования стратегий качества оцифровки, в том числе опыту стратегии качества оцифровки Совета Европейского Союза. Были озвучены барьеры в реализации стратегических задач, такие как:

• Фрагментированный подход в оцифровке,
• Моральное старение,
• Отсутствие простых, единых форм доступа граждан,
• Права на интеллектуальную собственность,
• Инвестиции и обязательства учреждений и организаций

В заключение выступления рассматривались ключевые направления рекомендаций Международного Совета архивов и ISO.

Начиная с апреля 2013 года, Образовательный центр ЭЛАР разработал и апробировал новые семинары в рамках темы по автоматизации технических архивов.

30 апреля на базе производственной площади корпорации ЭЛАР прошел мини-семинар «Технические архивы в автоматизированной среде», в рамках которого была рассмотрена роль технических архивов в реализации государственной программы РФ «Информационное общество (2011-2020 годы)» и проведен экспертный анализ информационных взаимосвязей специализированных документальных фондов научно-технической документации в целях автоматизированной обработки.

В заключение были продемонстрирован пример цифровой обработки научно-технической документации, обсуждались условия и качественные критерии.

28 мая в рамках программы повышения квалификации слушателей ГАСИС Образовательный центр ЭЛАР провел семинар «Норморегулирование и документирование информации научно-технических профилей деятельности». Семинар включил в себя изучение политики и метаданных информации научно-технических профилей деятельности организаций, тактику проектирования и систематизация фондов, стандарты Единой системы конструкторской документации (ЕСКД), регулирующие работу с документами в электронной и бумажной форме, стандарты Единой системы программной документации (ЕСПД), регулирующие работу с документами в электронной и бумажной форме.

Также, по запросу участников были рассмотрены стандарты системы проектной документации для строительства (СПДС), регулирующие работу с документами в электронной и бумажной форме

В продолжение интереса наших заказчиков к теме технических архивов была разработана новая трехдневная программа обучения «Эффективное документирование и структура управления информацией научно-технических профилей деятельности в автоматизированной среде».

В рамках новой комплексной программы изучаются три ключевых аспекта:

1. Норморегулирование и документирование информации научно-технических профилей деятельности.
2. Программная документация на научно-технические профили деятельности: правила, требования, стадии, хранение.
3. Автоматизированная среда научно-технических профилей деятельности.

Стартует программа в конце сентября – начале октября 2013 года. Точные даты будут определены в июле, тем не менее, заявки на участие в программе принимаются уже сейчас.

27-28 мая 2013г. Образовательный центр ЭЛАР провел семинар «Управление документами на основе требований ГОСТ Р ИСО 15489 и реальный переход на электронный документооборот».

В рамках обучения были рассмотрены требования стандарта по управлению документами, на основе которого выстраивается современная система стандартов по управлению документами (MSR), а также организационные методы управления документами и лучшие практики организаций по разработке организационных основ для внедрения информационных систем электронного документооборота.

В процессе семинара слушатели изучили требования к системам электронного документооборота, разработанные Минкомсвязи России, получили навыки работы с текстом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, и ознакомились с лучшими практиками внедрения его требований. Семинар прошел на базе производственной площадки Корпорации ЭЛАР, что дало возможность участникам познакомиться с практическими технологиями и оборудованием для изготовления и получения электронных образов документов, а также рассмотреть и обсудить с экспертами сложности, возникающие в процессе перехода на электронный документооборот.

В заключение семинара обсуждались практические вопросы, в том числе критерии информационных технологий, применяемых в делопроизводственных автоматизированных системах.

17 апреля 2013 г., в рамках программы обучения слушателей Института повышения квалификации работников машиностроения и приборостроения (ИПК Машприбор, Федеральное космическое агентство), Образовательный центр ЭЛАР провел обзорный семинар по автоматизации технической документации на предприятии.

В процессе семинара была рассмотрена роль технических архивов в реализации Государственной программы РФ «Информационное общество (2011-2020 годы)»: приоритеты и цели развития согласно стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом РФ 7 февраля 2008 г. № Пр-212 и концепции долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 17 ноября 2008 г. № 1662-р.

Много внимания уделялось учету особенностей организации в комплектовании и управлении техническим архивом и экспертному анализу информационных взаимосвязей специализированных документальных фондов научно-технической документации в целях автоматизированной обработки.

Электронное хранение документов и управление ими является необходимой частью современных систем Управления Знанием (Knowledge Management), поэтому в заключение семинара обсуждались практические вопросы организации хранения информации на примере системы САПЕРИОН, предназначенной для архивного хранения данных и документов, обеспечения доступа к ним и управления электронным архивом.

18 апреля 2013 г., в рамках программы обучения слушателей Отраслевого центра повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления (ОЦПК) ВНИИДАД, Образовательный центр ЭЛАР провел семинар «Делопроизводство на основе ГОСТ Р ИСО 15489-1— 2007».

В соответствии с концепцией ИСО 15489 процессе семинара были рассмотрены требования к корпоративной информационной системе организации, система стандартов и классификаторов организации, квалификационные требования автоматизированной среды делопроизводства.

Семинар прошел на производственной площади Корпорации ЭЛАР, что дало возможность продемонстрировать сканирующее оборудование, готовые решения и практические технологии создания электронного архива на примерах реализации текущих проектов. Также была проведена обзорная экскурсия по производству в целях демонстрации опыта реализации интеграционной автоматизированной системы.

В заключение семинара обсуждались практические вопросы реализации интеграционной автоматизированной системы, в том числе условия и качественные критерии цифровой обработки документации.

03 апреля 2013 г., в рамках программы обучения слушателей Отраслевого центра повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления (ОЦПК) ВНИИДАД, Образовательный центр ЭЛАР провел ознакомительный семинар, посвященный ключевым аспектам современного делопроизводства в условиях перехода на электронный документооборот.

В процессе семинара были рассмотрены такие основные принципы организации работы с документами, как:

• упорядочение документооборота,
• сокращение количества документов,
• повышение качества документов,
• создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий:
• сбора, обработки и анализа информации, совершенствования работы аппарата управления.

Также много внимания уделялось квалификационным требованиям автоматизированной среды делопроизводства, методике оценки эксплуатирующейся СЭД и ее взаимосвязь с документальными фондами организации.

Семинар прошел на производственной площади Корпорации ЭЛАР, что дало возможность продемонстрировать сканирующее оборудование, готовые решения и практические технологии создания электронного архива на примерах реализации текущих проектов.

В заключение семинара обсуждались практические вопросы реализации интеграционной автоматизированной системы, в том числе условия и качественные критерии цифровой обработки документации.

В рамках сотрудничества с ВУЗами по организации прохождения студентами производственной практики на базе корпорации ЭЛАР, в течение марта Образовательный центр ЭЛАР организовал стажировки 6и студентов кафедры документных ресурсов и ДОУ Московского государственного университета культуры и искусств.

Общий круг задач по повышению начальных производственных навыков для работы включал: ознакомление с Правилами соблюдения техники безопасности; ознакомление с технологиями производственной деятельности Корпорации ЭЛАР; тестирование по навыкам индексации документов и их электронных образов; скорость печати и соблюдение этикета ведения телефонных переговоров.

Для студентов, проходивших практику в должности «документоведа кадрового делопроизводства», состав производственных задач включал:

• систематизацию кадровой документации и формирование дел по личному составу,
• создание копий трудовых книжек сотрудников, в соответствии с Трудовым Кодексом РФ,
• составление описей документов подрядных договоров и их заверение,
• подготовку дел для передачи в архив кадровой службы.

Для студентов, проходивших практику в должности «помощника менеджера по делопроизводству», состав производственных задач включал:

• осуществление производственной деятельности в протоколировании маркетинговых мероприятий Корпорации,
• расшифровку и редактирование интервью, форматирование в специальных ПО текстов о маркетинговых предложениях и услугах,
• систематизацию, подготовку раздаточных материалов для клиентов,
• составление и расшифровку презентаций, описывающих услуги и решения Корпорации.

Образовательный центр ЭЛАР информирует о начале реализации условий сотрудничества согласно заключенному договору на производственную практику с Московским государственным университетом культуры и искусств.

Согласно договору Образовательный центр ЭЛАР занимается организацией производственной практики студентов, обучающихся по специальности «Документоведение и ДОУ» и направлению подготовки «Документоведение и архивоведение».

Всего за период с 2009 по 2012 гг в рамках сотрудничества с ВУЗами (МГУКИ и РГГУ) Образовательный центр ЭЛАР провел практико-ориентированные учебные курсы для 291студента. Курсы проводились, как в рамках организованных стажировок, так и отдельно, согласно учебному плану ВУЗа.

21 марта 2013г. Образовательный центр ЭЛАР выступил с докладом «Роль документа в праве на установление истины и опыт Комиссии по правам человека Генеральной ассамблеи ООН» на пленарном слушании Международной научно-практическая конференции «Управление документацией: прошлое, настоящее, будущее».

Конференция состоялась 21-22 марта 2013 г. в Историко-архивном институте Российского Государственного Гуманитарного Университета.

Докладчиком от лица Образовательного центра ЭЛАР выступил к.и.н. Сергей Владимирович Дроков.

Основные темы доклада:

1. Свод принципов защиты и поощрения прав человека и архивы.
2. Забытая правда в перечне типовых документов.
3. Задачи государства в архивной политике.
4. Резолюция 21/7 «Право на установление истины».
5. В рамках обсуждения опыта использования архивов в качестве средства, гарантирующего право на установление истины рассматривались четыре аспекта:

• Сохранение архивов и право на установление истины,
• Использование архивов при привлечении виновных к уголовной ответственности,
• Использование архивов в ходе внесудебных процедур установления истины;
• Размещение и ведение архивов репрессивных режимов.

28.03.13 Образовательный центр ЭЛАР провел семинар «Система автоматизации управления архивным делом организации».

В рамках семинара была детально рассмотрена методика оценки эксплуатирующейся системы электронного документооборота и ее взаимосвязь с документальными фондами организации, а также дана практика сопряжения справочников систем электронного документооборота и отчетных форм с обязательными архивными данными.

В процессе семинара, как активный метод обучения, использовались деловые практические игры. Помимо игр были рассмотрены ситуации участников, вопросы по автоматизации архивного дела, сложности и способы их преодоления. По итогам обсуждения был сформирован ряд рекомендаций.

Семинар прошел на производственной площади Корпорации ЭЛАР, что дало возможность продемонстрировать сканирующее оборудование, готовые решения и практические технологии создания электронного архива на примерах реализации текущих проектов.

18 марта 2013 г. Образовательным центром ЭЛАР был проведен выездной семинар «Кадровое делопроизводство и документооборот» на базе Московского областного филиала НОУ «Корпоративный институт ОАО «Газпром».

В рамках семинара были рассмотрены квалификационные требования автоматизированной среды делопроизводства кадровых структур, этапы экспертного анализа информационных взаимосвязей документальных фондов кадровых структур, а также способы цифровой обработки информации по личному составу: условия и качественные критерии.

Все рассмотренные темы были выстроены на базе опыта реализации в Администрации ОАО «Газпром» электронного архива организационно - распорядительной документации. В процессе семинара были продемонстрированы различные решения по автоматизации документооборота для предприятий нефтегазового сектора.

29.03.13 Образовательный центр ЭЛАР провел семинар «Правила ведения деловой переписки в аспекте коммуникативной функции документа».

В рамках семинара участники познакомились с понятием «деловая переписка», общими характеристиками основных разновидностей писем и их оформлением. Много внимания было уделено деловому этикету и способам изложения содержания в тексте письма.

В процессе семинара были рассмотрены:

• Особенности ведения коммерческой переписки. Коммерческие письма по согласованию условий коммерческого предложения.
• Претензионное (рекламационное) письмо.
• Композиционная структура делового письма. Коммуникативно-смысловая структура текста письма. Простые (одноаспектные) и сложные (многоаспектные письма).
• Язык и стиль делового письма.

Также были рассмотрены технические аспекты оформления: форматирование текста, исправление ошибок и правила внешнего оформления делового письма: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, прописные и строчные буквы и др.

По итогам семинара поведен практикум по составлению деловых писем, в ходе которого разобраны типичные ошибки и варианты писем, предложенные слушателями.

С 2013 года Образовательный центр ЭЛАР запустил новый проект - цикл мини-семинаров, посвященных конкретным, отдельно взятым, вопросам документооборота.

26 февраля Образовательный центр ЭЛАР провел первый мини-семинар «Межведомственный электронный документооборот».

В рамках обучения были рассмотрены методики оценки эксплуатирующихся СЭД и их взаимосвязь с межведомственным электронным документооборотом.

В процессе семинара слушатели изучили назначение справочников и поисковых систем в системах электронного документооборота, а также состав и назначение российских нормативов времени в требованиях к документообороту.

Семинар прошел на базе производственной площадки Корпорации ЭЛАР, что дало возможность участникам познакомиться с практическими технологиями и оборудованием для изготовления и получения электронных образов документов, а также разобрать компетенции в области изготовления и получения электронных образов документов фондов организации на практических примерах.

В заключение семинара обсуждались практические вопросы, в том числе различные решения по автоматизации документооборота.

14-15 февраля Образовательный центр ЭЛАР провел семинар «Управление документами на основе требований ГОСТ Р ИСО 15489 и реальный переход на электронный документооборот».

В рамках обучения были рассмотрены требования стандарта по управлению документами, на основе которого выстраивается современная система стандартов по управлению документами (MSR), а также организационные методы управления документами и лучшие практики организаций по разработке организационных основ для внедрения информационных систем электронного документооборота.

В процессе семинара слушатели изучили требования к системам электронного документооборота, разработанные Минкомсвязи России, получили навыки работы с текстом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, и ознакомились с лучшими практиками внедрения его требований.

Семинар прошел на базе производственной площадки Корпорации ЭЛАР, что дало возможность участникам познакомиться с практическими технологиями и оборудованием для изготовления и получения электронных образов документов, а также рассмотреть и обсудить с экспертами сложности, возникающие в процессе перехода на электронный документооборот.

В заключение семинара обсуждались практические вопросы, в том числе критерии информационных технологий, применяемых в делопроизводственных автоматизированных системах.

05-06 февраля в рамках курса повышения квалификации Института профессионального администрирования и комплексной энергоэффективности Министерства образования и науки Российской Федерации Образовательный центр ЭЛАР провел цикл семинаров по организации работы архивов ЗАГС.

В рамках обучения были рассмотрены квалификационные требования к профессиональным знаниям автоматизированной среды делопроизводства и архивного дела ЗАГС, а также законодательные и нормативные акты, рассматривающие требования по обеспечению сохранности архивов ЗАГС.

Семинар 06 февраля прошел на базе производственной площадки Корпорации ЭЛАР, что дало возможность участникам познакомиться с практическими технологиями и оборудованием для изготовления и получения электронных образов документов, а также рассмотреть и обсудить с экспертами сложности, возникающие в процессе создания электронного архива ЗАГС.

В заключение семинара обсуждались практические вопросы организации работы архивов ЗАГС, в том числе критерии информационных технологий, применяемых в делопроизводственных автоматизированных системах ЗАГС.

В рамках программы повышения уровня профессиональной компетентности и квалификации сотрудников служб документационного обеспечения управления в январе 2013 года Образовательный центр ЭЛАР провел два семинара в Российском государственном архиве экономики по темам:

Детально были рассмотрены требования стандарта по управлению документами, на основе которого выстраивается современная система стандартов по управлению документами (MSR), а также организационные методы управления документами и лучшие практики организаций по разработке организационных основ для внедрения информационных систем электронного документооборота.

Много внимания уделялось практическим вопросам делопроизводства, рассматривались реальные ситуации и проблемы участников, с которыми они сталкивались в рамках реализации поставленных задач, в том числе вопросы этикета письменного делового общения и особенности структуры текста писем.