Деловая переписка с клиентами и партнерами. Искусство электронного письма

Модуль 1. Электронная переписка в компании и ее особенности

• Понятие «деловая переписка»
• Электронная переписка в образе Вашей компании: управление репутацией и лояльностью с помощью электронных писем
• Принципы и правила деловой электронной переписки
• Краткость, четкость и ясность как три «кита» грамотного письма

Модуль 2. Этикет e-mail переписки

• Шрифты и оформление делового электронного письма
• Тон делового электронного письма
• Отметка “Высокая важность” или “High priority”
• Использование аббревеатур, неологизмов (новых слов), англицизмов и сленга: что допустимо?
• Орфография и пунктуация в деловой переписке: Ваше письмо – Ваша визитная карточка
• Шаблоны деловых электронных писем – как облегчить себе жизнь и не навредить репутации компании?
• Правила хорошего тона при ответе на деловое письмо: не заставляйте получателя долго ждать
• Держим субординацию: как показать уважение при обращении к вышестоящим органам, руководителям, первым лицам компаний?
• Окончание электронного диалога: кто инициатор?

Модуль 3. Структура делового письма

• Поля “Кому” и “Копия” в электронной переписке: на что обратить внимание?
• Не забываем о теме письма: как в 5 словах описать суть Вашего e-mail?
• Структура делового письма: систематизируем все, что необходимо написать
• Важность объема e-mail письма: почему получатель не дочитывает Ваше послание до конца?
• Приветствие в деловом письме: как произвести положительное впечатление с первых слов?
• Постскриптум или «продолжение следует»
• Заключительные формулы вежливости с деловом письме
• Данные отправителя/подпись: как не перегрузить и что указать?

Модуль 4. Речевые формулы и клише в электронном переписке

• Виды деловых писем: письма-просьбы, запросы, ответы, сопроводительные, гарантийные письма, письма-приглашения, поздравления, благодарности, предложения, напоминания, требования, информационные извещения и др. и их особенности
• Речевые формулы и клише для конкретных видов писем
• Финальные, имиджевые и другие фразы письма
• Методы аргументации и убеждения при составлении письменных сообщений
• Трудные партнеры и клиенты: как снять возражения и сгладить конфликтные ситуации посредством e-mail письма?
• Письмо-извинение

Практикумы:

• Выполнение заданий, упражнений
• Мини тренинг по написанию деловых электронных писем на примере реальных рабочих ситуаций из опыта слушателей
• Составление каждым участником словаря языковых и этикетных формул для деловой переписки