Помощник руководителя

Профессиональный образ эффективного помощника руководителя

• Роль, функции, основные направления деятельности помощника руководителя (секретаря).
• Должностные обязанности, профессиональные и личные качества помощника руководителя (секретаря).
• Психологические особенности эффективного помощника руководителя (секретаря).

Документирование деятельности руководителя и компании в целом

• Организационные основы делопроизводства.
• Классификация документов.
• Унифицированные системы документации.
• Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
• Требования к бланкам документов.
• Оформление различных видов бланков.
• Основные и дополнительные реквизиты документа. Формуляр-образец.
• Правила составления и оформления организационных, распорядительных, информационно-справочных, договорных документов.

Организация документооборота

• Организация движения документов.
• Характеристики документооборота.
• Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов.
• Регистрация документов и контроль исполнения.
• Справочно-информационная работа.

Эффективное общение и деловое взаимодействие с руководителем

• Информационное обеспечение деятельности руководителя.
• Планирование и организация рабочего дня руководителя.
• Контроль исполнения поручений руководителя.
• Приоритетность выполнения поручений.
• Лояльность и конфиденциальность в работе помощника руководителя.

Создание системы деловых коммуникаций в компании

• Организация внешней (органы власти, партнеры) и внутренней (сотрудники офиса и филиалов) коммуникации.
• Постановка и администрирование системы эффективного информационно-делового обмена в компании.

Телефонные коммуникации

• Прием и распределение телефонных звонков руководителя; фиксация и передача сообщений.
• Особенности деловой коммуникации по телефону.

Организация эффективной работы приемной

• Организация рабочего места помощника.
• Дизайн офиса и оформление интерьера приемной.
• Профессиональный прием посетителей.
• Особенности приема командированных, делегаций, проблемных посетителей.
• Особенности делового гостеприимства: подача чая-кофе.

Организация протокольных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций)

• Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию.
• Подготовка публичных выступлений руководителя.
• Встреча партнеров, организация предварительной беседы.
• Документирование деловых мероприятий.
• Подготовка приемов: бизнес-ланча, фуршета.
• Организация культурной программы, выбор корпоративных подарков.

Организация командировок руководителя

• Подготовка рабочей программы.
• Информационно-документационное обеспечение работы руководителя.
• Заказ билетов и бронирование отелей.
• Особенности подготовки зарубежной командировки.

Оптимизация профессиональной деятельности помощника руководителя.

• Управление временем.
• Умение выполнять любую работу в срок.
• Способы предупреждения конфликтов в деловой и межличностной сфере.

Подведение итогов курса, ответы на вопросы слушателей по содержанию курса