Аудит кадровой документации. Готовимся к проверкам ГИТ самостоятельно

1. Когда необходимо проводить аудит кадровой документации? Подготовка к проверке государственной инспекцией труда.

2. Виды проверок, полномочия проверяющих органов, права и обязанности работодателя. Ответственность за нарушение трудового законодательства руководителя организации и других должных лиц. Состав кадровой документации, обязательный для предъявления контролирующим органам.

3. Порядок проведения кадрового аудита:

• Виды и методики кадрового аудита
• Содержание аудита: объекты и критерии аудита
• Этапы проведения: разработка плана и составление графика проведения кадрового аудита, правовое обоснование, разработка форм и шаблонов, продолжительность, оформление текущих и итоговых результатов аудита, оценка результатов кадрового аудита, планирование мероприятий по итогам проверки, трудовые затраты.

4. Нормативно-правовая и методическая база кадрового делопроизводства:

• Требования по оформлению документов, регистрации, систематизации;
• Формирование дел, оформление внутренних описей; создание и оформление номенклатуры.

5. Проводим проверку:

• 5.1. Анализ внутренних локальных нормативных актов: оформления, принятия, утверждения, содержания и ознакомления с ними работников
  • Правила внутреннего трудового распорядка.
  • Локальный акт по защите персональных данных.
  • Должностные инструкции.
  • Инструкция по охране труда.
  • Положение по оплате и др.
• 5.2. Анализ трудового договора.
  • Проверка обязательных условий трудового договора
  • Проверка положений договора, нарушающих права работника.
  • Порядок прописания заработной платы.
  • Порядок прописания трудовой функции.
  • Порядок прописания вредных факторов.
  • Проверка срочных трудовых договоров на законность их заключения.
• 5.3. Анализ соблюдения архивных требований.
  • Порядок оформления личных дел.
  • Порядок оформления и хранения приказов по личному составу.
  • Порядок формирования внутреннего архива.
• 5.4. Анализ порядка оформления личной карточки работника по форме Т-2.
  • Соблюдение архивных требований.
  • Проверка порядка кодирования сведений.
  • Анализ порядка ведения воинского учета.
  • Порядок заполнения раздела 3.
  • Проверка порядка заполнения раздела по отпускам.
• 5.5. Анализ порядка оформления листов нетрудоспособности.
  • Документы, регламентирующие работу комиссии по социальному страхованию.
  • Порядок расчета страхового стажа.
  • Порядок заполнения оборотной стороны.
• 5.6. Анализ соблюдения законодательства по защите персональных данных.
  • Проверка согласий работника на обработку персональных данных.
  • Организация хранения и доступа к документам.
  • Порядок передачи сведений третьим лицам и публичное разглашение.
• 5.7. Анализ по вопросам соблюдения трудового законодательства по отпускам.
  • Оформление и соблюдение графика отпусков.
  • Порядок оформления приказов на отпуск.
  • Анализ наличия задолженности по отпускам.
• 5.8. Анализ законодательства по соблюдению режима работы.
  • Порядок оформления табеля учета рабочего времени.
  • Порядок установления ненормированного рабочего дня
  • Порядок привлечение к сверхурочной работе, привлечение к работе в выходные/праздничные дни.
• 5.9. Анализ соблюдения законодательства по оформлению трудовых книжек.
  • Анализ порядка приема трудовой книжки.
  • Анализ записей, внесенных работодателем.
  • Анализ порядка хранения трудовой книжки, выдачи ее работникам на руки.
• 5.10. Анализ соблюдения законодательства по оплате труда.
  • Анализ штатного расписания.
  • Анализ документов о премировании.
  • Порядок оформления и выдачи расчетного листа.
  • Проверка сроков и размеров выплаты заработной платы и отпускных.
• 5.11. Анализ соблюдения законодательства по охране труда.
  • Анализ соблюдения порядка проведения аттестации рабочих места.
  • Анализ соблюдения порядка проведения медицинских осмотров.
  • Порядок организации обучения по охране труда.
  • Анализ соблюдения требований для работников, работающих с компьютерами.
  • Проверка безопасности труда беременных женщин.
• 5.12. Анализ регистрационной системы: обязательные журналы регистрации и их оформление.

6. Результаты аудита кадровой документации:

• Выявление единичных и системных ошибок и недостатков в кадровых документах;
• Определение необходимых мер по устранению и недопущению в будущем выявленных недостатков.

7. Оптимизация работы кадровой службы. Как создать "идеальный" отдел кадров.

• Цели, стоящие перед кадровой службой. Выбор приоритетных целей.
• Расчет необходимого количества сотрудников кадровой службы.
• Оптимизация работы с кадровыми документами.
• Создание системы делопроизводства, защищающей интересы работодателя.Необходимые мероприятия для снижения рисков трудовых конфликтов.